Guia
Plaquetas de patrimônio: como numerar e controlar o patrimônio da escola
Notebooks, Chromebooks, projetores, móveis: cada bem permanente da escola precisa ser encontrado de novo no inventário anual. Este guia mostra como funciona a numeração com plaquetas, o que as redes de ensino costumam pedir e como fazer isso no dia a dia sem planilhas.
O que é a plaqueta de patrimônio
A plaqueta de patrimônio é a etiqueta fixada no equipamento com o número que o identifica no cadastro de bens. Conforme a rede, esse número se chama número de patrimônio, registro patrimonial ou número de tombamento. Ele acompanha o bem da entrada até a baixa.
Ele não substitui o número de série, que vem do fabricante. Os dois têm seu papel: o número de patrimônio para o controle da escola, o número de série para garantia, assistência técnica e gestão de dispositivos.
Quem atribui o número
Em escolas públicas, o número costuma vir do setor de patrimônio da prefeitura, do estado ou da secretaria de educação, e a escola fixa a plaqueta recebida. Escolas particulares e redes próprias definem a sequência elas mesmas.
Vale sempre a regra da sua rede. Se já existe um número oficial, ele é o número de patrimônio no Inventaris. Se a rede usa uma sequência e a escola outra, a segunda fica em um campo próprio.
Boas práticas de numeração
- Um número por bem, para sempre. Um equipamento baixado mantém o seu número; o próximo bem recebe o número seguinte.
- Nada que muda dentro do número. Sala, turma e pessoa ficam fora dele: o equipamento muda de sala, o número continua.
- Sempre do mesmo tamanho. Com zeros à esquerda, como 000123 ou NB-0042, as listas ficam na ordem certa.
- Plaqueta para bens permanentes. Papel, cartuchos e pilhas são material de consumo e não recebem plaqueta; no Inventaris eles ficam no material de consumo, com estoque.
Termo de responsabilidade e inventário anual
Muitas redes pedem um termo de responsabilidade para os bens sob a guarda de uma pessoa ou de um setor, e um inventário anual, o levantamento patrimonial que confere o cadastro com o que está de fato na escola. Prazos e modelos variam de rede para rede.
No Inventaris, cada equipamento pode ser atribuído de forma fixa a uma pessoa ou a uma sala. A lista por pessoa ou por sala sai impressa ou em CSV, para acompanhar o termo da sua rede. Na conferência de inventário, você escaneia as plaquetas sala por sala e o protocolo mostra o que foi encontrado, o que falta e o que está em outro lugar.
Plaquetas com o Inventaris
- Cadastre os equipamentos um a um ou importe a planilha existente em CSV. Os números que já estão nos equipamentos continuam exatamente iguais.
- Crie campos próprios para o que a sua rede acompanha, como o número de tombamento da secretaria, a nota fiscal ou a origem do recurso.
- Imprima as etiquetas patrimoniais com QR code e o número em letras grandes: 24 por folha (70 × 37 mm, Avery Zweckform 3474) ou 27 etiquetas prateadas (63,5 × 29,6 mm, Avery L6011-20).
- No balcão, na devolução e na conferência, basta escanear. O Inventaris reconhece sozinho o número de patrimônio, o número de série e o código de conjunto.
Se a rede já fornece plaquetas com código de barras, elas continuam valendo: qualquer leitor manual que digite como um teclado funciona, desde que o código traga o número de patrimônio.
No manual: cadastrar unidades e imprimir etiquetas Tudo sobre o inventário no Inventaris O Inventaris para escolas
Perguntas frequentes
Número de patrimônio e número de tombamento são a mesma coisa?
Em muitas redes, sim: os dois nomes indicam o número que identifica o bem no cadastro. Se a sua rede usa um número de tombamento à parte, ele fica em um campo próprio no Inventaris, ao lado do número de patrimônio.
A escola já tem plaquetas coladas. Precisamos trocar?
Não. Importem a lista com os números existentes; eles ficam como estão. Etiquetas novas só para os bens que ainda não têm plaqueta.
Onde colar a plaqueta?
Em um ponto visível, fácil de escanear e pouco manuseado: no notebook, embaixo; no projetor, na lateral; no móvel, na lateral ou no lado de dentro da porta. Evite tampas removíveis e superfícies que esquentam.
O Inventaris substitui o sistema patrimonial da prefeitura?
Não precisa. Muitas escolas usam o Inventaris no dia a dia, para empréstimos e conferências, e mantêm o cadastro oficial da rede. Como o número de patrimônio é o mesmo nos dois, as listas vão e voltam em CSV.
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Na segunda-feira, saber onde está o projetor.
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