Em três frases

O que você registra no Inventaris continua sendo seu. Nós o tratamos apenas para operar o aplicativo para você, e somente conforme as suas instruções. No final, você recebe tudo de volta e, em seguida, nós excluímos os dados.

1. Partes e papéis

Este contrato é celebrado entre a sua organização e nós assim que você usa o Inventaris. Ele se aplica em complemento aos Termos Gerais e prevalece sobre eles em questões de proteção de dados.

1.1 A operadora

Swyron GmbH
Dorfstrasse 16
8374 Oberwangen TG
Schweiz
UID: CHE-317.250.995
E-mail: datenschutz ät swyron punkt com

1.2 A controladora

É a sua organização. Ela decide quais dados são registrados no Inventaris, para qual finalidade e por quanto tempo permanecem. Ela também é responsável por ter o direito de coletar esses dados e por ter informado as pessoas envolvidas.

1.3 O que este contrato não abrange

Pelos dados gerados ao visitar o nosso site, ao criar uma conta e no faturamento, somos nós mesmos a controladora, e não a operadora. Para eles vale a Política de Privacidade, não este contrato.

2. Objeto, natureza e finalidade

O objeto é a operação do Inventaris como software como serviço: inventário, empréstimo e os processos ligados a eles. Para isso, tratamos em seu nome os dados pessoais que a sua organização registra no aplicativo ou importa de um sistema conectado por você.

Os detalhes — quais pessoas, quais dados, para quê — constam do Anexo 1. Ele faz parte deste contrato.

Tratamos os dados exclusivamente para disponibilizar o aplicativo, fazer o backup e corrigir falhas. Não os analisamos para fins próprios, não os repassamos e não os vendemos.

3. Vigência

Este contrato vale enquanto a assinatura estiver ativa e, além disso, enquanto ainda tivermos dados do serviço — ou seja, até a exclusão prevista na cláusula 12.

4. Instruções

Tratamos os dados somente conforme as suas instruções documentadas. Este contrato, com os seus anexos, é a instrução completa no momento da sua celebração.

As configurações que você faz no aplicativo também são instruções: quais módulos você ativa, quais funções você atribui, quais sistemas você conecta, por quanto tempo você mantém os dados. Outras instruções devem ser enviadas por escrito ao endereço indicado acima.

Se considerarmos uma instrução ilegal, informaremos você e poderemos suspender a sua execução até que a questão seja esclarecida.

5. Confidencialidade

Toda pessoa que, em nossa empresa, possa ter acesso aos seus dados está obrigada por escrito à confidencialidade. A obrigação continua valendo após o fim da colaboração.

Têm acesso aos dados dos clientes apenas as pessoas que precisam dele para a operação e o suporte, e somente na medida exigida pela respectiva tarefa.

6. Medidas técnicas e organizacionais

Adotamos as medidas que, segundo o estado da técnica, garantem um nível de proteção adequado ao risco. Elas constam do Anexo 2 e fazem parte deste contrato.

Podemos aprimorar as medidas. O nível de proteção não pode diminuir com isso — a segurança evolui, e um contrato que congela as medidas fixa o estado de ontem.

7. Suboperação

Você nos concede a autorização geral para contratar suboperadores. Os contratados no momento da celebração do contrato constam do Anexo 3.

Se incluirmos um novo ou substituirmos algum, avisaremos com pelo menos 30 dias de antecedência por e-mail para o endereço de contato cadastrado. Dentro desse prazo, você pode se opor por um motivo relevante relacionado à proteção de dados. Se a questão não for resolvida, você pode cancelar a assinatura com efeito na data da mudança.

Obrigamos contratualmente cada suboperador às mesmas obrigações que este contrato nos impõe e respondemos perante você pelos atos dele como pelos nossos próprios.

8. Local do tratamento

Os dados do aplicativo são tratados e armazenados na Suíça, inclusive as cópias de backup. Uma transferência para o exterior no âmbito deste contrato só ocorre se a controladora contratar o módulo adicional Swyron AI: nesse caso, perguntas e dados de inventário pseudonimizados são enviados ao suboperador indicado para isso (Anthropic, EUA), com base nas cláusulas contratuais padrão.

Se você mesmo conectar um sistema de terceiros — como o Microsoft 365, uma gestão de dispositivos ou um controlador de rede —, os dados fluem para onde esse sistema os leva. Essa é a sua decisão e a sua responsabilidade. Nesse caso, não somos operadora.

9. Apoio aos direitos dos titulares

Se um titular nos procurar em vez de procurar você, não respondemos nós mesmos ao pedido, mas o encaminhamos a você sem demora. Apoiamos você no acesso, na correção, na exclusão e na portabilidade, na medida em que você não possa fazer isso sozinho no aplicativo, e respondemos a esse tipo de pedido em até 10 dias úteis.

Você mesmo pode fazer quase tudo: o aplicativo mostra os dados de cada pessoa, permite corrigi-los e excluí-los e oferece a qualquer momento uma exportação em CSV — sem precisar nos consultar.

10. Violações da segurança de dados

Se constatarmos uma violação da segurança de dados que afete os seus dados, nós a comunicaremos sem demora, no máximo em 48 horas após tomarmos conhecimento. A comunicação contém, na medida do que se sabe:

o que aconteceu e quando,
quais categorias de dados e quantas pessoas foram afetadas,
quais consequências são esperadas,
o que fizemos e continuamos fazendo a respeito.

A comunicação à autoridade supervisora e às pessoas afetadas cabe a você — você é a controladora. Para isso, fornecemos tudo o que temos.

11. Comprovação e auditoria

Comprovamos o cumprimento deste contrato mediante solicitação, em regra por meio de informações por escrito e das informações da nossa página de segurança.

Se isso não for suficiente, você pode solicitar uma auditoria — feita por você ou por uma pessoa independente, obrigada à confidencialidade, que não seja nossa concorrente. Você a anuncia com pelo menos 30 dias de antecedência; ela ocorre durante o horário comercial e não pode prejudicar a operação. Os custos ficam a seu cargo, exceto se for constatada uma violação relevante.

12. Devolução e exclusão

Enquanto o contrato estiver em vigor, você tem acesso aos seus dados a qualquer momento: a exportação em CSV está disponível no aplicativo, sem consulta e sem que você precise dar um motivo.

Após o término da assinatura, excluímos os dados em até 30 dias. Excetuam-se as faturas e os documentos contábeis que, conforme o art. 958f do OR, devemos guardar por dez anos — eles contêm o seu endereço e os dados da contratação, mas nenhum conteúdo do aplicativo.

As cópias de backup têm um tratamento especial. Os dados excluídos não desaparecem delas imediatamente, mas sim ao fim do ciclo do backup: diariamente por catorze dias e, depois, mensalmente por um ano. Durante esse tempo, eles permanecem armazenados — inacessíveis, mas existentes. Um backup do qual se recortam linhas isoladas deixa de ser um backup.

13. Responsabilidade

Aplica-se o regime de responsabilidade dos Termos Gerais. Permanece inalterada a responsabilidade obrigatória prevista na legislação de proteção de dados perante os titulares e as autoridades. Na relação entre as partes, cada uma arca com a parcela correspondente à sua culpa.

14. Lei aplicável e foro

Aplica-se o direito suíço, com exclusão das normas de conflito de leis. O foro é a sede da operadora, salvo se prevalecer um foro obrigatório.

15. Celebração e alterações

Com a contratação da assinatura, este contrato passa a fazer parte da relação contratual. Não é necessária uma assinatura separada. Prevalece a versão aqui publicada, com o identificador indicado abaixo.

Precisa de uma via assinada — muitos processos de compra exigem isso? Escreva para nós. Enviaremos o documento para a sua assinatura.

Se o contrato mudar de forma significativa, avisaremos com pelo menos 30 dias de antecedência por e-mail. Se você se opuser, a versão anterior continua valendo até o fim do período de assinatura em curso.

O que este texto não é

Ele foi escrito por nós e não passou por revisão jurídica. Ele descreve o que realmente fazemos e está de acordo com a Política de Privacidade e a página de segurança. Se o seu processo de compra exigir uma versão revisada ou o seu próprio modelo de contrato, fale conosco — vamos analisar.

Anexo 1: atividades de tratamento

Categorias de titulares

Colaboradores, professores e outros membros da sua organização que tenham uma conta ou uma ficha do colaborador.
Alunos e outras pessoas que pegam itens emprestados, na medida em que a sua organização os registre.
Contatos em fornecedores, na medida em que estejam registrados em um equipamento ou em uma solicitação.

Categorias de dados pessoais

O quê	Para quê
Cadastros: nome, e-mail, telefone, departamento ou turma, matrícula, entrada e saída	Atribuir um empréstimo a uma pessoa e poder contatá-la
Dados da conta: função, senha como hash, verificação em duas etapas, chaves de acesso (chave pública), horários de login, registro de logins e equipamentos conhecidos	Login e permissões
Dados de processos: empréstimos, devoluções, reservas, chamados, registros de danos, solicitações	A finalidade principal do aplicativo: quem tem o quê, desde quando e até quando
Dados de registro: quem alterou o quê e quando, com o estado anterior	Rastreabilidade — a comprovação que uma auditoria exige
Foto de perfil, somente se você tiver conectado o Microsoft 365	Reconhecimento no balcão de empréstimo
Dados de uso do Swyron AI: número de perguntas feitas e recusadas por conta e por hora, anomalias com conta, dia e quantidade, sem o texto das perguntas (somente com o módulo contratado)	Respeitar os limites por pessoa definidos pela organização e detectar o uso indevido do Swyron AI

Dados pessoais sensíveis não estão previstos. O aplicativo não tem nenhum campo para eles. O que a sua organização escreve em um campo de texto livre é decisão dela — e responsabilidade dela.

Natureza e finalidade do tratamento

Armazenamento e disponibilização, pelo aplicativo, dos dados registrados por você
Envio dos e-mails gerados pelo aplicativo: convites, lembretes de devolução, notificações sobre processos
Sincronização com sistemas conectados por você, se você configurar algum
Backup, diagnóstico de falhas e restauração em caso de problema

Anexo 2: medidas técnicas e organizacionais

A descrição detalhada está na página de segurança. O que consta aqui é o núcleo garantido em contrato.

Área	Medida
Controle de acesso	Login com senha, que nunca é armazenada em texto simples e não aparece em nenhum registro. Novas senhas precisam cumprir requisitos mínimos e são comparadas com vazamentos de dados conhecidos; nesse processo, apenas cinco caracteres de um hash saem da plataforma, nenhum dado pessoal. Verificação em duas etapas conforme a RFC 6238, obrigatória para proprietários e administradores e, se a organização desejar, para todas as contas. Login também com chave de acesso (passkey: equipamento mais impressão digital, rosto ou PIN); só a chave pública é armazenada. As sessões terminam após 15 minutos sem uso; os equipamentos conectados podem ser consultados e desconectados; um e-mail é enviado à conta em caso de login a partir de um novo equipamento e de alterações na senha ou na verificação em duas etapas. Opcionalmente, login pelo Microsoft 365; nesse caso, o diretório retira o acesso na saída da pessoa.
Controle de permissões	Sete funções, do proprietário ao terminal de quiosque, e ainda alunos com a biblioteca. Quem não tem uma função nem a vê. Além disso, a verificação ocorre em cada ação de gravação, e não apenas na interface.
Separação entre organizações	Cada organização trabalha em um espaço de dados próprio. A separação é imposta de forma central: uma consulta sem verificação da organização é recusada antes de chegar ao banco de dados.
Transmissão	Exclusivamente criptografada. Acessos sem criptografia são redirecionados. Os anexos ficam fora do diretório público e só são entregues por meio de um endereço com verificação da organização.
Rastreabilidade	As alterações no inventário, nos empréstimos e nas contas são registradas, com pessoa, horário e estado anterior. Logins e tentativas malsucedidas são registrados por conta e ficam visíveis para a própria pessoa e para proprietários e administradores. Cada acesso dos nossos colaboradores à área do operador também é registrado e guardado por doze meses.
Disponibilidade e restauração	Todas as noites, um backup completo do banco de dados e dos anexos, verificado quanto à integridade antes que um antigo seja descartado. Diariamente por catorze dias e, depois, mensalmente por um ano. Os backups são criptografados (AES-256), a chave para descriptografá-los não fica no servidor e eles ficam fora do diretório web.
Minimização de dados	As fotos são reduzidas no envio e os metadados de captura são removidos. As tentativas de login usadas para o bloqueio temporário são excluídas após um dia, o registro de logins após 90 dias, os registros do servidor após no máximo seis meses, os links de uso único sete dias após expirarem. Os equipamentos conhecidos são armazenados apenas como hash de um identificador aleatório. A contagem de perguntas ao Swyron AI por conta é excluída após 30 dias, as ocorrências tratadas após doze meses; o texto das perguntas não é armazenado para isso.
Verificação	Antes de cada publicação, uma verificação automática analisa permissões, separação entre organizações e cabeçalhos de segurança. Recebemos comunicações sobre vulnerabilidades no endereço indicado na página de segurança.

Anexo 3: suboperadores

Esta lista é exaustiva e está de acordo com a Política de Privacidade. Cada um dos listados está obrigado contratualmente à confidencialidade e só pode tratar os dados para a tarefa indicada.

Para quê	Onde	Quais dados
Operação dos servidores e do banco de dados	Data center no Brasil	todos os dados do aplicativo
Envio dos e-mails do aplicativo	Brasil	Endereço do destinatário e conteúdo de cada mensagem
Modelo de linguagem para o módulo adicional Swyron AI (somente com o módulo contratado ou liberado para o período de teste)	Anthropic, PBC, EUA	Perguntas e dados do acervo; pessoas somente como marcadores, sem nomes nem dados de contato; textos livres de chamados somente com as sugestões de resposta ativadas, com nomes substituídos por marcadores; para software somente os documentos, notas e contas liberados pela organização no campo específico, nunca chaves de licença ou senhas; para contratos de TI somente contratos liberados individualmente, sem pessoas de contato; da documentação somente o texto de documentos liberados individualmente, com nomes e dados de contato identificados substituídos por marcadores
Modelo de linguagem para sugerir o modelo de fabricante de equipamentos sem número (imagens de produtos), apenas com o módulo adicional Swyron AI contratado	Anthropic, PBC, EUA	Nome do produto, marca e categoria, sem a organização; nomes e dados de contato contidos neles substituídos por marcadores

Não divulgamos publicamente aqui o nome do data center. Ele faz parte da operação. No âmbito de um processo de compra, informamos o nome mediante solicitação, junto com as suas certificações.

O que não é suboperador

A proteção contra spam nos formulários públicos (Cloudflare Turnstile) vê o endereço IP e os dados do navegador — mas apenas no site, antes do login. Ela não tem contato com os dados do aplicativo e, por isso, não é suboperadora no sentido deste contrato.

Os sistemas que você mesmo conecta — Microsoft 365, Intune, Jamf, Mosyle, UniFi — são sistemas seus. Lemos dados deles quando você os configura e nunca gravamos nada de volta. Eles não são nossos suboperadores, mas tratamentos seus.

Acordo de Tratamento de Dados (ATD)