Parte 1

Como o Inventaris funciona

Estas cinco seções explicam o básico. Quem conhece os três conceitos e as sete funções se orienta rapidamente no restante do manual.

1.1 Para que serve o Inventaris

O Inventaris responde a duas perguntas a qualquer momento, sem que você precise perguntar a ninguém:

• O que temos? Cada equipamento individualmente, com número de patrimônio próprio, local, valor de aquisição e valor atual.
• Com quem está agora? Com nome, data e prazo. Além disso, um lembrete antes de o prazo vencer.

Todas as outras funcionalidades se apoiam nessas duas perguntas. A reserva responde a elas para a próxima semana. O registro de dano mostra por que um equipamento não está disponível no momento, e o relatório, quanto vale o inventário.

1.2 Produto, unidade, empréstimo: os três conceitos

Quem distingue bem esses três conceitos se orienta com facilidade em todo o aplicativo.

Instruções, preço de aquisição, garantia e vida útil, você mantém assim uma vez no produto, em vez de cinquenta vezes em cada iPad. Na unidade fica apenas o que muda de equipamento para equipamento: local, número de série, estado.

Três tipos de produto

• Equipamento individual. O caso normal, por exemplo um projetor ou um notebook.
• Conjunto. Várias unidades que são entregues juntas e têm um código de conjunto comum. Por exemplo, um kit de tablets para a turma numa maleta: uma leitura lança todos os vinte equipamentos.
• Material de consumo. Material que não volta, como pilhas, marcadores ou cabos. Aqui conta o estoque, não o número individual.

1.3 Quem pode fazer o quê: as sete funções

Cada conta tem exatamente uma função. Ela define o que aparece no menu: o que alguém não pode fazer não é exibido para essa pessoa. Além disso, o Inventaris verifica a permissão novamente a cada envio.

As sete funções em resumo

O que cada função pode fazer em detalhe

Como as quatro primeiras funções se complementam em níveis, basta uma indicação por tarefa: a partir de qual função ela é permitida. Quem está acima também pode. No topo ficam as tarefas do dia a dia no balcão; embaixo, as que dizem respeito a toda a organização.

Tomadores e alunos não aparecem nesta tabela, porque nenhuma dessas tarefas faz parte da função deles. Tomadores veem os próprios empréstimos, reservam equipamentos e comunicam o que perceberem; alunos veem a biblioteca e os próprios empréstimos. Mais detalhes na Parte 6. A conta de quiosque pode realizar apenas as tarefas da primeira linha.

O que cada função vê no menu

O menu segue as mesmas permissões. Um grupo sem itens permitidos fica oculto; por isso, uma conta de quiosque vê apenas Operação.

O tomador tem um menu próprio, com os mesmos títulos: em Operação estão Visão geral, Meus empréstimos e Minhas reservas e, com o autoatendimento ativado, também Pegar equipamento emprestado e Retirar material. Em Processos estão Registros de dano, Solicitações, Chamados e Arquivo; em Módulos adicionais, o que foi contratado: Biblioteca, Material didático, Swyron AI. Alunos veem apenas Visão geral, Meus empréstimos e a Biblioteca e, se estiver ativado para eles, o Swyron AI. Mais detalhes em 6.1.

Responsabilidades: pelo que cada pessoa responde

Na conta, em Responsabilidades, você define pelo que uma pessoa responde: empréstimo e reservas, inventário, rede e documentação de TI, material de consumo, registros de dano, chamados, solicitações, conferência de faturas, projetos, biblioteca e material didático. Só essas áreas aparecem na visão geral e no menu dela, e só sobre elas ela recebe avisos por e-mail, no Teams e no aplicativo. Por padrão, cada função tem suas áreas habituais. Para Gestão e Colaboradores, uma área retirada fica fechada também pelo endereço; chamados, danos e solicitações eles veem então apenas quando os registraram ou quando foram atribuídos a eles. Aos colaboradores é possível acrescentar tarefas específicas sem mudar a função. Para Proprietário e Admin, as marcações organizam apenas a visão geral e os avisos; eles continuam podendo fazer tudo (veja 2.8).

1.4 Entrar e sair

O login acontece em duas etapas. Primeiro aparece só o pedido do endereço de e-mail. Assim que você o informa, aparece o campo de senha.

Sair

No canto inferior esquerdo aparece o seu nome. Pelo pequeno ícone à direita dele, uma seta saindo de uma porta, você sai. Após 15 minutos sem uso, o aplicativo encerra a sua sessão sozinho. No próximo clique, você volta à tela de login.

Esqueci a senha

Na tela de login há a opção Esqueceu a senha?. Você informa seu endereço e recebe um e-mail com um link para definir uma nova senha. O link vale por uma hora e só pode ser usado uma vez.

1.5 A estrutura da tela

O menu à esquerda é dividido em seis grupos, ordenados do trabalho diário até o que se usa raramente:

1. Operação

   O que se usa todos os dias: visão geral, empréstimos, devolução, reservas.

2. Pessoal

   O que diz respeito a você mesmo, ainda que você administre toda a organização: Meus empréstimos, Minhas reservas.

3. Inventário

   Tudo o que se refere ao acervo: produtos, unidades, material de consumo, conferência de inventário, documentação, software, contratos, gestão de dispositivos, valores, relatórios.

4. Processos

   O que surge além do empréstimo: projetos, registros de dano, solicitações, chamados, arquivo.

5. Módulos adicionais

   O que sua organização contratou a mais: biblioteca, material didático, Swyron AI. O grupo aparece assim que um módulo é contratado.

6. Administração

   O que se usa raramente: cadastros, importar dados, exportar dados, configurações.

Parte 2

Configurar

Para proprietários e administradores. Do aplicativo vazio até o primeiro empréstimo, em uma ordem que leva rapidamente ao objetivo.

2.1 O primeiro dia: nove passos

O ideal é seguir esta ordem, pois cada etapa usa o que a anterior criou. Se as salas já estiverem cadastradas, por exemplo, você escolhe o local diretamente ao criar as unidades.

1. Dados da organização

   Nome, endereço, contato. Aparece em todo e-mail que o aplicativo envia. → 2.2

2. Escolha as funcionalidades

   Desative o que sua organização não precisa. Assim, isso não aparece em nenhum menu. → 2.3

3. Criar salas

   Sala, oficina, depósito. Você vai precisar das salas depois para definir o local. → 2.4

4. Preencha as listas de seleção

   Categorias, fornecedores, posições no depósito. Ao cadastrar, você escolhe da lista, e cada termo fica escrito igual em todo lugar. → 2.5

5. Cadastrar o pessoal

   Todas as pessoas que podem pegar algo emprestado. Com matrícula para escanear. → 2.7

6. Convidar contas

   Só para quem deve fazer login por conta própria. → 2.8

7. Criar produtos

   Um registro por modelo, não por equipamento. → 2.9

8. Cadastre as unidades

   Agora os equipamentos individuais, com número de patrimônio. → 2.10
   Já tem uma planilha do Excel? Então importe-a em vez de digitar tudo. → 2.17

9. Registre o primeiro empréstimo

   Como teste, com qualquer equipamento, e registre a devolução logo em seguida. → 3.1

2.2 Dados da organização

Onde: Configurações → Organização

2.3 Ativar e desativar funcionalidades

Onde: Configurações → Funções do sistema

Nem toda organização precisa de tudo. Uma associação com trinta bancos de festa não precisa de solicitações com cadeia de aprovação. O que você desativa aqui some do menu de todos, inclusive dos tomadores.

As chaves para alunos e para o Swyron AI só aparecem quando a biblioteca ou o Swyron AI, respectivamente, foi contratado.

2.4 Cadastrar salas

Onde: Cadastros → Salas

1. Informar o nome

   Do jeito que está na porta: "B12", "Auditório", "Oficina Norte".

2. Clique em Adicionar

   A sala aparece imediatamente na lista acima e, a partir daí, fica disponível em todas as listas de seleção.

2.5 Preencher listas de seleção

Onde: Configurações → Listas de seleção

São as sugestões que aparecem abaixo de um campo durante o cadastro: categorias, fornecedores, depósitos, posições no depósito, estados, centros de custo, departamentos. São sugestões: em qualquer um desses campos você também pode escrever algo que não está na lista.

2.6 Campos personalizados

Onde: Configurações → Campos personalizados

O que a sua organização registra a mais: contrato de leasing, número de verba de fomento, conta da contabilidade patrimonial, selo de inspeção. Você cria até vinte campos por área, separados para unidades, produtos e pessoas.

Os seis tipos de campo

2.7 Cadastrar pessoal

Onde: Cadastros → Pessoal

Aqui estão todas as pessoas que podem pegar algo emprestado, com ou sem conta. Essa é a diferença em relação à gestão de usuários: o pessoal pega emprestado, uma conta faz login.

O mesmo número aparece também no crachá virtual, que cada pessoa com conta abre na aplicação. Se a ficha do colaborador ainda não tiver número, a aplicação atribui um na primeira vez que o crachá é aberto. Como o crachá é e como ele vai para a carteira digital está descrito em 6.10.

2.8 Contas de usuário e funções

Onde: Configurações → Usuários

1. Informe o endereço e a função

   As funções estão em 1.3. Na dúvida, escolha a menor: dá para aumentar a qualquer momento.

2. Clique em Convidar

   A pessoa recebe um e-mail com um link. O link vale por sete dias.

3. A pessoa define a própria senha

   Você nunca a vê e nunca precisa repassá-la. Na lista aparece convidado até que ela tenha feito isso.

Definir responsabilidades

Ao editar uma conta existente, aparece embaixo o bloco Responsabilidades: uma caixa de seleção por área e, abaixo, as notificações dessa área, que podem ser desmarcadas individualmente. Atribuições de chamados e pedidos de aprovação chegam sempre. O que isso significa em detalhes está em 1.3.

Retirar um convite

Ao lado de um convite em aberto está Retirar. Depois disso, o link no e-mail já enviado deixa de funcionar.

Bloquear uma conta

Uma conta bloqueada não consegue mais entrar. Seus empréstimos e registros são mantidos e continuam podendo ser atribuídos. Excluir serve para contas criadas por engano.

Quando você define uma senha

Se você define uma nova senha para alguém, essa pessoa recebe um e-mail com a data e a hora e com o seu nome. Assim ela fica sabendo de cada alteração desse tipo. A função e a senha de uma conta de administrador só podem ser alteradas pelo proprietário.

No registro de alterações, o Inventaris também registra quem alterou uma função, um bloqueio ou responsabilidades, definiu uma senha para alguém ou convidou alguém, quem alterou os dados da organização ou as funções (com o que valia antes e depois) e quem exportou dados como arquivo CSV.

2.9 Cadastrar produtos

Onde: Produtos → Cadastrar produto

Dados de aquisição no produto

Mais abaixo há um bloco com preço, data de compra, garantia, fornecedor, centro de custo e vida útil. Se você marcar aqui Manter dados de aquisição no produto, esses dados valem para todas as unidades deste produto.

Quem pode retirar por conta própria

Bem embaixo está a marcação Tomadores podem reservar este produto por conta própria. Ela vem marcada no cadastro, porque esse é o caso habitual: projetores, cabos, carrinhos de carregamento.

Se você desmarcar, o produto some da seleção que um tomador vê ao reservar. Ele também não consegue reservá-lo mesmo conhecendo o número de patrimônio, e recebe a orientação de procurar o balcão. No balcão nada muda: quem pode lançar continua lançando qualquer equipamento. A marcação regula apenas o autoatendimento.

Equipamentos individuais podem ser excluídos disso. Como fazer está em 2.10.

2.10 Cadastrar unidades

Onde: Unidades → Cadastrar unidade

Os campos mais importantes

Uma exceção à regra do produto

Se os tomadores podem reservar por conta própria é definido no produto (2.9) e vale para todas as suas unidades. Para trinta iPads iguais, basta assim uma única regra.

Às vezes um equipamento específico é diferente: de cinco câmeras, só a antiga pode ser emprestada por conta própria, ou um notebook está previsto como equipamento reserva e deve ficar no balcão. Para isso, a ficha da unidade tem o quadro Autoatendimento. Sem a marcação, a unidade segue o produto, e esse é o padrão. Com a marcação, escolha para essa unidade Tomadores podem reservar por conta própria ou Somente pelo balcão.

Imprimir etiquetas

Na lista de unidades, clique em Seleção múltipla, marque à esquerda as linhas desejadas (a caixa no topo seleciona todas da página) e clique em Imprimir etiquetas. Para um único equipamento é mais rápido: na ficha dele, Imprimir etiqueta.

2.11 Instruções e perguntas no equipamento

Onde: Produtos → abrir um produto → Instruções

O lugar para a resposta a “Como é que se faz isso mesmo?”. O que você registra aqui aparece na ficha de cada unidade desse modelo. Assim, quem está com o equipamento na mão encontra a informação.

1. Escolha o tipo

   Instrução para "Como conectar o projetor", Pergunta para "Por que a imagem está azul?".

2. Escrever título e texto

   Linhas em branco separam parágrafos. Frases curtas, uma etapa por parágrafo.

3. Anexar um link opcional

   Por exemplo, para o manual do fabricante. Só são aceitos http e https.

4. Visível para tomadores?

   A marcação define se os tomadores também veem o item. Sem a marcação, apenas os colaboradores o veem. Isso serve para procedimentos que só colaboradores executam.

2.12 Material de consumo

Onde: Material de consumo

• Estoque: quanto há disponível no momento.
• Estoque mínimo: a partir de quando há um alerta. Defina-o com o que você precisa até a reposição chegar.
• Unidade de medida: peça, pacote, metro.

Saídas e entradas são registradas diretamente na lista, em Retirada e Entrada. Cada registro fica salvo com pessoa e data e hora, para que no fim do ano dê para saber onde foram parar os quarenta marcadores.

2.13 Login com Microsoft 365

Onde: Configurações → Integrações → Microsoft 365   opcional

Se a sua organização usa o Microsoft 365, ninguém precisa de uma segunda senha. O login usa os mesmos acessos de todos os outros lugares. Quem sai da organização perde o acesso automaticamente.

Crie estes grupos antes. No Microsoft 365, em Entra ID → Grupos → Novo grupo, tipo de grupo Segurança, e depois adicione as pessoas como membros. Os nomes precisam terminar como aqui, para que o aplicativo os encontre automaticamente ao conectar.

Você não precisa dos seis. Quem só quer gerir o pessoal cria apenas o primeiro. Quem não deixa ninguém entrar dispensa os cinco grupos de função. O grupo SiGR-Inventaris-SuS só é necessário com o módulo adicional Biblioteca.

1. Clique em Conectar

   Você é levado à Microsoft. Entre com uma conta que seja administradora no diretório.

2. Consentir

   A Microsoft mostra o que o aplicativo quer ler. Depois de consentir, você volta ao Inventaris.

3. Vincular os grupos de segurança

   Seis grupos, seis funções. O sexto, SiGR-Inventaris-SuS, só é necessário com o módulo adicional Biblioteca. Se os seus grupos tiverem os nomes sugeridos, o aplicativo os vincula sozinho e você só precisa confirmar.

4. Ative

   A partir de agora, a tela de login mostra o botão Entrar com a Microsoft.

O app no Microsoft Teams

Quando o Microsoft 365 está conectado, aparece na mesma página de configurações o cartão Microsoft Teams com o pacote do app. Depois de enviado uma vez, o Inventaris fica disponível para todos na barra lateral do Teams, e nele roda o aplicativo completo: cada página abre na guia, com as mesmas permissões do navegador. No celular e no tablet, aparece o ícone da câmera ao lado de cada campo de número; a leitura é feita com o scanner do Teams. A Microsoft distribui apps e políticas de configuração com atraso. Em tenants maiores, pode levar até 72 horas até que o app apareça para todos.

O app tem uma aba, Inventaris: a aplicação completa, com “Meus empréstimos” e “Minhas reservas” no menu em “Pessoal”. No celular e no tablet, a câmera escaneia diretamente no Teams. Em “Atividade” chegam, além do e-mail, avisos e lembretes de atraso, novidades sobre chamados (recebido, atribuído, resposta, concluído) e o novo status de um registro de dano próprio. Um toque na notificação abre exatamente esse empréstimo, esse chamado ou esse registro, sem o menu ao redor; cada link nele leva à aba “Inventaris”. Cada processo aparece apenas uma vez no feed: a nova notificação substitui a anterior. Isso requer a permissão “TeamsActivity.Send”, adicionada por meio de Solicitar permissões novamente.

1. No Centro de administração do Teams, em Aplicativos do Teams → Gerenciar aplicativos, clique em Carregar e escolha o arquivo.
2. Em Aplicativos do Teams → Políticas de configuração, fixe o aplicativo para que ele apareça à esquerda no Teams para todos. Ou cada pessoa o adiciona em Aplicativos. Pode levar um tempo até o aplicativo aparecer para todos: a Microsoft distribui aplicativos e políticas de configuração com atraso, em tenants maiores até 72 horas.
3. O login é feito com a conta do Microsoft 365. A guia fica visível para quem tem uma conta no Inventaris.

Códigos de erro no login pelo Microsoft 365

Se o login não der certo, a página de login mostra uma frase curta com um código de erro. Aqui você vê o que ele significa e o que ajuda. O texto técnico da Microsoft está no back office, no último erro da organização.

2.14 Gestão de dispositivos: Intune, Jamf, Mosyle

Onde: Configurações → Integrações → Gestão de dispositivos   opcional

Se você já gerencia seus dispositivos com Microsoft Intune, Jamf Pro ou Mosyle, esse sistema já sabe quais dispositivos existem e que número de série têm, quem os usa e quando fizeram o último contato. O Inventaris importa esses dados, para que você não precise digitá-los de novo.

O que você precisa preparar em cada sistema

1. Criar a conexão

   Escolha o sistema, dê um nome ("iPads (Jamf)"), informe as credenciais e salve.

2. Clique em Verificar

   O aplicativo busca apenas um token. Uma mensagem verde confirma as credenciais; uma vermelha indica o que está faltando.

3. Clique em Sincronizar agora

   Agora o inventário é buscado. Dependendo da quantidade, isso leva de alguns segundos a dois minutos.

4. Veja a lista

   Inventário → Gestão de dispositivos. O mais importante é a aba Não associados.

Automaticamente à noite

Além disso, a sincronização roda todas as noites, assim que o seu responsável técnico tiver configurado a tarefa correspondente. Pela data na coluna Última, você vê se ela está rodando.

O que consta em cada equipamento

Abra uma unidade que vem do MDM e encontre no topo a aba Gestão de dispositivos, com quatro subabas:

• Importado. O que a sincronização noturna salvou: nome do dispositivo, modelo, sistema, pessoa conectada, último contato. Aparece na hora.
• Dispositivo. Hardware em detalhe: armazenamento usado e livre, criptografia, supervisão, endereço IP e MAC, nível da bateria, data de registro.
• Apps. O que está instalado no dispositivo, com a versão.
• Perfis. Quais perfis de configuração se aplicam e se estão funcionando. Um "Erro" ou "Conflito" em vermelho mostra por que um iPad se comporta de forma diferente dos demais.

2.15 Verificação em duas etapas

Onde: Configurações → Minha conta → Verificação em duas etapas

Além da senha, um código de seis dígitos de um aplicativo no seu celular. Para contas de proprietário é obrigatório, para todas as outras é possível.

1. Abra um app autenticador

   Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password, Bitwarden: qualquer app que gere códigos baseados em tempo funciona.

2. Escaneie o código exibido

   A página mostra um QR code. Quem não conseguir escanear digita a sequência de caracteres abaixo dele manualmente no app.

3. Digite o primeiro código e confirme

   Só então a configuração está concluída. Se o código não for aceito, confira o horário do celular.

4. Imprima os dez códigos de reserva

   Eles são exibidos uma única vez. Imprima-os e guarde em um lugar que você alcance sem o celular. Com eles você entra quando não estiver com o celular à mão.

Seus logins sob controle

Onde: Configurações → Minha conta → Segurança. Lá aparecem os dispositivos em que você está conectado no momento (um desconhecido você desconecta com Sair) e seus logins dos últimos 90 dias, bem-sucedidos e malsucedidos. Também conta como tentativa malsucedida uma senha atual errada ao alterar a senha ou ao desativar a verificação em duas etapas; após várias tentativas malsucedidas, a entrada fica bloqueada por um tempo. Proprietários e administradores veem também os logins de toda a organização. Se as tentativas malsucedidas se acumulam em uma conta, isso indica que alguém está tentando adivinhar a senha.

2.16 Assinatura e faturas

Onde: Configurações → Assinatura  ·  Configurações → Faturas

Em Faturas estão todas as faturas anteriores. Um clique abre a fatura como folha A4.

2.17 Importar listas existentes

Onde: Administração → Importar dados

Toda organização que adota o Inventaris já tem uma lista, geralmente em Excel, construída ao longo dos anos e com nomes de colunas próprios. Você importa essa lista aqui, em vez de digitá-la de novo.

1. Baixar o modelo se você ainda não tem um arquivo

   Ele contém três linhas de exemplo preenchidas. Nelas você vê, por exemplo, como data e preço são escritos. Apague os exemplos antes de enviar o arquivo.

2. Salve seu arquivo como CSV

   No Excel: Arquivo → Salvar como → CSV. Separado por ponto e vírgula, vírgula ou tabulação: os três são reconhecidos. Um arquivo .xlsx você salva primeiro como CSV; o aplicativo mostra o passo certo para isso.

3. Enviar e conferir

   Nada é gravado ainda. Você recebe uma prévia.

4. Leia a prévia

   Três números em cima: quantas unidades serão criadas, quantas existentes serão complementadas e quantas linhas têm erro.

5. Aplicar

   Só aqui os dados são gravados.

Três regras

Formas de escrita

• Data: 31.12.2026 ou 2026-12-31. O formato americano não é aceito, porque em 03/04/2026 ficaria em aberto se é março ou abril. Assim, datas como o fim da garantia ficam sempre corretas.
• Preço: 1'250.00, 1250,50, CHF 980.–. As três formas de escrita são reconhecidas.
• Status: "Disponível", "Com defeito", "Em reparo" ou também "livre", "quebrado", "oficina".

Parte 3

O dia a dia no balcão

Esta parte descreve o trabalho diário no balcão. Imprima-a para o computador do local de empréstimo.

3.1 Emprestar um equipamento

Onde: Empréstimos → Novo empréstimo

O formulário é dividido em três blocos numerados, que você preenche de cima para baixo. Com leitor, um empréstimo leva cerca de dez segundos.

1. Escanear a matrícula

   O cursor já está no campo certo. Escaneie o crachá ou digite o número e clique em Aplicar.

   O que acontece: foto, nome, cargo, turma ou departamento, e-mail e telefone são trazidos dos cadastros. À direita aparece a lista dos equipamentos que essa pessoa já tem. No bloco 3, esses dados ficam então bloqueados, pois são mantidos na ficha do colaborador.

   Sem leitor: abaixo do campo está Escolher na lista sem leitor. Um clique abre a lista do pessoal. O resultado é o mesmo de uma leitura.

   Sem nenhuma ficha: deixe o campo vazio e informe o nome manualmente mais abaixo, no bloco 3. Assim os campos ali ficam abertos.

2. Escaneie os itens

   Número de patrimônio, número de série ou código do kit: o aplicativo reconhece sozinho o que é. Após cada leitura, a linha aparece na lista abaixo.

   Em um kit: uma leitura do código do kit inclui todas as unidades desse kit de uma vez.

   Sem leitor: abaixo do campo está Escolher na lista sem leitor. Um clique abre uma lista de seleção com os equipamentos agrupados: primeiro os atribuídos permanentemente a essa pessoa, depois os empréstimos dela, depois todos os demais.

   Leitura errada: à direita de cada linha há um botão de remover.

3. Registrar

   Confira a data de devolução, o tipo de registro e, se necessário, a sala. Depois clique em Registrar empréstimo.

Os tipos de registro

3.2 Receber a devolução de um equipamento

Onde: Devolução

1. Escaneie o item

   Número de patrimônio ou número de série. O cursor já está no campo.

2. Verificar o estado

   Se o produto tiver acessórios cadastrados, aparece uma lista para marcar: controle remoto, cabo, bolsa.

3. Clique em Receber devolução

Algo voltou danificado

Receba o equipamento normalmente e, em seguida, registre um dano (4.1). Assim o histórico fica claro: o empréstimo é encerrado e o dano segue como um processo próprio.

3.3 Atribuições fixas

Um celular corporativo, um notebook pessoal, o projetor fixo na sala B12: equipamentos que ficam permanentemente com uma pessoa ou em uma sala.

Você os registra como um empréstimo comum. Para uma pessoa, escolha na etapa 3 o tipo de registro Fixo para colaborador. Para uma sala, marque na etapa 1 a opção Atribuir à sala; o tipo de registro passa a ser Fixo para sala, e na etapa 3 você escolhe a sala. Depois:

• Não há prazo: o empréstimo nunca fica em atraso.
• Nenhum lembrete é enviado.
• Na visão geral, esses equipamentos são contados em um bloco próprio ("Fixo para colaborador", "Fixo para sala") e não entram nos empréstimos comuns.

Mesmo assim, a devolução pode ser feita a qualquer momento pela devolução normal, por exemplo quando alguém sai da organização.

3.4 Reservas

Onde: Reservas

Uma reserva garante um equipamento por um dia ou alguns dias; com isso, ele ainda não está emprestado. Para o mesmo período, ninguém mais pode reservar o mesmo equipamento.

O jeito mais simples é pelo catálogo: em “Reservas → Reservar equipamento” aparecem todos os produtos com foto, descrição curta, local de armazenamento e o número de equipamentos livres. Você marca o que precisa, inclusive vários, e depois define os dias. O Inventaris escolhe qual equipamento exato será.

3.5 A visão geral do dia

A visão geral foi pensada para você ler de cima para baixo pela manhã e, depois disso, saber o que está previsto.

A visão geral e os contadores do menu se atualizam sozinhos enquanto a aba estiver aberta: quando chega uma nova solicitação, reserva ou registro, ou quando um chamado muda, isso aparece aqui sem que você precise recarregar a página.

Enviar lembrete de atraso manualmente

Todo empréstimo em atraso tem Enviar lembrete: no próprio empréstimo e na lista “Empréstimos em atraso” na visão geral e em Empréstimos. Na janela, você define um prazo final (por padrão uma semana, no mínimo amanhã) e envia o lembrete. Ele segue por e-mail, no idioma de quem pegou emprestado, e, em contas Microsoft, também no Teams. O empréstimo continua em atraso até ser devolvido ou prorrogado.

3.6 O que significam os indicadores coloridos

As cores são as mesmas em todo o aplicativo. Assim, em qualquer lista, você vê num relance como estão as coisas.

Parte 4

Quando algo acontece

Três tipos de processo, todos com a mesma estrutura: do que se trata, qual equipamento, o que está acontecendo, qual a urgência, o que acontece depois.

4.1 Registrar um dano

Onde: Registros de dano → Registrar um dano

1. Assunto

   Uma frase que faça sentido em uma lista, por exemplo “Projetor B12 mostra listras azuis”.

2. Escolha o equipamento

   Escaneie ou escolha na lista. Os seus equipamentos aparecem primeiro.

3. Descrição

   O que exatamente acontece, desde quando e o que você já tentou.

4. Anexe uma foto recomendado

   Uma imagem muitas vezes evita uma pergunta. Fotos do celular são reduzidas automaticamente no envio.

5. Enviar

4.2 Tratar um registro de dano

Onde: Registros de dano → abrir um registro

4.3 Chamados

Onde: Chamados

Para tudo o que não é nem um dano nem uma solicitação: “Tomada de rede na B14 sem sinal”, “Pedir lâmpada do projetor”, “Instalar suporte de parede”. A estrutura é a mesma do registro de dano, com uma prioridade (baixa, normal, alta, urgente) e uma categoria.

Cada chamado tem um número

Ao ser enviado, um chamado recebe um número como TIC-2026-0042. Ele aparece no chamado e no assunto de cada mensagem relacionada. Assim é possível ordenar a caixa de entrada por ele, e ao telefone basta informar o número. A contagem é por organização e por ano.

Resposta ou nota interna

Abaixo de cada chamado é possível escrever. Quem pode tratá-lo tem a opção Nota interna: com ela, o texto vai apenas para quem está tratando. A pessoa que registrou não o vê nem na página nem por e-mail.

Assim, combinações como "A lâmpada já queimou duas vezes, desta vez substituir em vez de consertar" ficam no chamado, e o professor que registrou o projetor recebe apenas a resposta destinada a ele.

Quem responde, assume

Se um chamado ainda não pertence a ninguém e alguém com permissão de tratamento escreve nele, ele é atribuído a essa pessoa. Assim fica claro na hora quem está cuidando dele. Um chamado que já pertence a alguém continua com essa pessoa, mesmo que outros façam perguntas nele.

Uma resposta a um chamado concluído o reabre. Isso vale só para respostas públicas; uma nota interna não o reabre. O número de vezes que um chamado foi reaberto é contado. Assim você identifica problemas que se repetem.

O equipamento está ao lado

Quando um chamado está ligado a um equipamento, os dados dele aparecem ao lado direito: número de patrimônio, modelo, número de série, estado, local, aquisição, garantia e revendedor. Abaixo, três números que ajudam na resposta: quem está com o equipamento emprestado agora, quantos registros de dano estão abertos e quantos outros chamados existem para esse equipamento. Juntas, essas informações mostram se um reparo ainda vale a pena.

Responder com Swyron AI

Se o módulo adicional Swyron AI estiver contratado e a chave Swyron AI sugere respostas de chamados estiver ativada (desativada por padrão), aparecem abaixo do campo de comentário Revisar com Swyron AI e Sugerir resposta com Swyron AI. A sugestão aparece no campo de comentário; você a confere e envia você mesmo. Mais em 5.11.

Quem recebe uma mensagem

O Inventaris envia e-mails sobre cada chamado à pessoa que registrou e a quem está tratando dele, conforme o que acontece:

Quem configura isso é a direção: em Configurações → Usuários, cada pessoa tem indicado quais dessas mensagens recebe. Assim, novos registros chegam com segurança a quem os trata. Mensagens sobre o próprio chamado chegam sempre.

Com o Microsoft 365 e o app do Teams, as mesmas mensagens chegam também em “Atividade” no Teams, enquanto a chave Avisar chamados e registros de dano no Teams estiver ativada (ativada por padrão). Cada chamado aparece lá apenas uma vez: a nova notificação substitui a anterior.

4.4 Solicitações e aprovação

Onde: Solicitações → Fazer solicitação

Uma solicitação é um pedido de compra com justificativa: “Precisamos de um segundo carrinho com câmera de documentos.” Ela percorre uma cadeia que vai do envio até a conferência de faturas.

O caminho de uma solicitação

4.5 Projetos

Onde: no menu em "Processos", item "Projetos". Apenas na assinatura Pro e apenas para proprietário, administrador e gestor.

Um projeto reúne o que já existe: equipamentos, chamados, solicitações e danos. Por exemplo, a implantação de equipamentos, a manutenção de verão ou a mudança de uma sala especializada: iniciativas que duram semanas e conectam vários processos.

Cada projeto tem seis abas: a visão geral com progresso e orçamento, o plano com fases e tarefas, os prazos como gráfico de Gantt, o orçamento com itens de custo, os vínculos com equipamentos e processos, e a comunicação com participantes e histórico.

Parte 5

Conferência e relatório

O que você precisa para a conferência anual e quando alguém pede números sobre o acervo.

5.1 Conferência de inventário

Onde: Conferência de inventário

1. Criar a conferência

   Um nome e, se quiser, a restrição a uma sala ou categoria.

2. Percorrer as salas com o celular

   Escaneie cada equipamento. Ele é marcado na hora como visto.

3. Veja a lista de faltantes

   No final aparece o que não foi escaneado. Se um equipamento estiver emprestado no momento, isso aparece ao lado.

4. Concluir

   A conferência é registrada com a data e pode ser consultada novamente mais tarde.

5.2 Valores e valor atual

Onde: Valores

5.3 Relatórios

Onde: Relatórios

5.4 Arquivo

Onde: Arquivo

O que foi concluído vem para cá sozinho após sete dias: empréstimos devolvidos, registros de dano resolvidos, chamados fechados, solicitações concluídas e reservas expiradas. Durante esses sete dias, o processo continua na lista ativa, caso precise ser retomado.

Nada é apagado. Com Restaurar, um processo volta para a lista ativa, caso se perceba que ele ainda não estava concluído.

5.5 Documentação de TI

Onde: Documentação

Uma área própria para a pergunta o que está ligado a quê:

Tomada de rede na sala  ──►  Porta do patch panel  ──►  Porta do switch

• Locais e racks: com unidades de altura e sentido de contagem.
• Equipamentos no rack. Ao instalar um equipamento, as portas são criadas automaticamente a partir do modelo. As portas existentes são mantidas com suas conexões.
• Tomadas de rede: por sala, com identificação.
• Conexões. Um cabo tem duas pontas, e cada ponta só pode ser ocupada uma vez.
• Redes: VLANs com faixa de endereços e finalidade.
• Documentos: instruções, procedimentos e slides de treinamento em arquivo, que o Swyron AI pode ler na conversa (logo abaixo).

Documentos

Onde: Documentação → Documentos

Aqui fica o que não cabe em campos e já existe como arquivo: manuais de uso, procedimentos de emergência, conceitos, slides de treinamento. Com o módulo adicional Swyron AI (5.11), o Swyron AI pesquisa neles durante a conversa e ajuda a resolver problemas. Pode enviar, alterar e excluir quem pode gerenciar o inventário; a lista é vista por quem vê a documentação. Como toda a documentação de TI, isso requer o Pro.

• Enviar: título, opcionalmente categoria e descrição curta, além do arquivo: Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), PDF ou texto, no máximo 25 MB. Formatos antigos (.doc, .ppt) devem ser salvos antes como .docx ou .pptx. O Inventaris lê o texto do arquivo; o próprio arquivo pode ser baixado pelo título.
• Para quem: Colaboradores (padrão) ou Todos. Tomadores e alunos nunca veem a lista; com Todos, porém, o Swyron AI pode ajudá-los com base no documento, por exemplo com as instruções do projetor do auditório.
• O Swyron AI pode ler este documento: ativado por padrão. Sem a marcação, o documento continua sendo um arquivo comum, e a lista mostra Não liberado.

A coluna Swyron AI mostra se o texto pôde ser lido:

• Em uso: o texto foi lido e o Swyron AI encontra informações nele.
• Nenhum texto encontrado: o arquivo não contém texto legível; geralmente é um PDF digitalizado. Nesse caso, envie uma versão com texto, por exemplo salva do Word como PDF.
• Sendo lido …: o texto será lido em segundo plano nos próximos minutos.
• Ilegível: não foi possível abrir o arquivo. Salve-o novamente (por exemplo como .docx ou PDF) e envie de novo. Ao editar, Ler o texto novamente relê um arquivo.

5.6 Software e licenças

Onde: Inventário → Software

A visão geral de quais softwares estão em uso e licenciados: Microsoft 365, o sistema de gestão escolar, o programa de aprendizagem. Com tipo de licença, vagas, vigência, custos e os documentos correspondentes. Quem vê o inventário pode consultar; alterar, atribuir vagas e ver a chave de licença só gestores, administradores e proprietários. Software faz parte da documentação de TI e requer o plano Pro.

• Cadastrar software. Nome, fabricante, categoria, versão e plataformas, o tipo de licença, o número de vagas (vazio significa sem limite), vigência e custos.
• Chaves de licença são armazenadas criptografadas e mostradas apenas à administração, com Mostrar. O Inventaris não armazena senhas: em A senha está em consta apenas onde ela está, por exemplo no gerenciador de senhas da TI.
• Atribuir vaga a uma pessoa ou a um equipamento (número de patrimônio ou número de série, digitado ou escaneado). Se forem atribuídas mais vagas do que as compradas, o software mostra Mais atribuídas do que licenciadas.
• Vencimento e aviso. Se uma assinatura se renova automaticamente e tem prazo de cancelamento, o Inventaris avisa sobre o último dia para cancelar; caso contrário, sobre o vencimento. O e-mail vai para a pessoa responsável; se ninguém foi escolhido, para proprietários e administradores. Assinaturas vencidas com renovação automática o Inventaris avança durante a noite em um mês ou um ano.
• Documentos são instruções curtas e referências, como “Login para professores”. Em cada um consta se o Swyron AI pode lê-lo (Swyron AI lê junto, ativado por padrão) ou se ele fica Somente interno. Além disso, há arquivos como certificado de licença ou fatura.
• Fora de uso retira um software da lista e dos custos; documentos, arquivos e vagas são mantidos.

5.7 Contratos de TI

Onde: Inventário → Contratos

Quanto a TI custa continuamente e até quando é preciso cancelar: conexão de internet, telefonia, leasing de impressoras, manutenção, hospedagem, contratos de licença, seguro. A área é vista apenas por proprietários, administradores e gestores; colaboradores, tomadores e alunos nunca. Assim como o software, faz parte da documentação de TI e requer o plano Pro.

• Cadastrar contrato. Título, parte contratada, número do contrato, categoria e serviço, além de início, fim, prazo de cancelamento e se o contrato se renova automaticamente, e por quantos meses. Além disso, valor e pagamento.
• Próximo prazo. Se um contrato se renova automaticamente e tem prazo de cancelamento, o Inventaris calcula o último dia para cancelar; caso contrário, vale o fim. Se o prazo for perdido, vale o do período seguinte. Um e-mail avisa com tantos dias de antecedência quanto você configurar. Ele vai para a pessoa responsável; se ninguém foi escolhido, para proprietários e administradores.
• Registrar cancelamento quando vocês tiverem cancelado: o contrato deixa de se renovar e não chega mais nenhum aviso. Encerrar contrato quando ele tiver expirado: deixa de contar nos custos. As duas ações podem ser desfeitas.
• Custos. Custos de TI por ano soma contratos e software. Um contrato de licença que você associa a um software em Pertence ao software não conta em dobro: seus custos aparecem no software.
• Arquivos e pessoa de contato. Contrato, propostas e faturas você anexa diretamente. A pessoa de contato no parceiro só é vista pela administração.

5.8 Exportar dados

Onde: Administração → Exportar dados

Seus dados pertencem a você. Você tem acesso a eles a qualquer momento, sem precisar pedir e sem que alguém precise liberar nada.

O que você recebe

Onze áreas: unidades, produtos, material de consumo, empréstimos, reservas, pessoal, salas, registros de dano, chamados, solicitações e contas de usuário. Cada uma com todas as colunas; os estados aparecem por extenso.

O que não está incluído

• Arquivos enviados. Fotos e comprovantes ficam vinculados aos respectivos registros e podem ser baixados ali, um por um. Se precisar de tudo de uma vez, escreva para nós.
• Senhas. Elas não ficam armazenadas em texto legível em lugar nenhum e, por isso, não fazem parte da exportação. Para uma migração, basta o que está no arquivo: nome, endereço e função.

5.9 A rede a partir do UniFi

Onde: Documentação → Equipamentos (UniFi)   opcional

Se a sua organização usa Ubiquiti UniFi, você não precisa cadastrar o cabeamento manualmente. Um switch com 48 portas seriam, de outro modo, 48 linhas cuja ocupação muda o tempo todo. O controlador já conhece as portas: qual está ativa, com que velocidade, se há PoE e o que está conectado.

1. Crie uma conta local no UniFi

   Configurações → Administração → Administradores, função Somente visualização. É preciso uma conta local; uma conta Ubiquiti da nuvem não funciona aqui. Uma conta própria continua válida mesmo quando uma pessoa sai da organização.

2. Informe o endereço e a conta

   O endereço pelo qual você acessa a interface, por exemplo https://192.168.1.1, sem caminho depois.

3. Testar a conexão

   O Inventaris testa apenas o login e não altera nada. Depois você vê quais sites o controlador conhece.

4. Sincronizar agora

O princípio

Automaticamente à noite

A sincronização roda todas as noites às 05:40, a gestão de dispositivos (2.14) às 05:20. Quando ela rodou pela última vez e qual foi o resultado aparece na página de configurações.

5.10 Biblioteca e material didático

Biblioteca e Material didático são dois módulos adicionais. Ambos funcionam da mesma forma: um título com seus dados e, abaixo dele, os exemplares, cada um com número próprio para a etiqueta. Títulos e exemplares não fazem parte do inventário de equipamentos e não contam como unidades da assinatura; o plano contratado limita o número de exemplares.

Cadastrar um título

Em Cadastrar título, escaneie o ISBN e clique em Consultar: título, autor, editora e capa são preenchidos, primeiro pelo ISBNdb, senão pela Biblioteca Nacional Alemã ou pela Open Library. Confira os dados, complete nível e local, escolha o número de exemplares e salve. Sem ISBN, o cadastro é manual. Se o título já existir, a consulta leva direto a ele, e você adiciona os exemplares lá.

Empréstimo, conjunto para a turma, devolução

No balcão, os livros são escaneados como os equipamentos e podem constar no mesmo empréstimo. Para um conjunto para a turma, escolha na página do título o(a) professor(a) ou a turma, a quantidade e a data de devolução: um empréstimo com todos os exemplares. A devolução é feita normalmente. O estado de um exemplar (danificado, descartado, perdido) você define na página do título.

Filas de espera

Quando todos os exemplares estão emprestados, é possível entrar na fila de espera de um título. Quem entra primeiro é atendido primeiro. Quando um exemplar volta, a devolução mostra “Separar para …”, e a pessoa recebe um e-mail. O exemplar fica separado para ela por sete dias; se ela não o buscar, chega a vez da próxima pessoa da fila.

Importar uma lista existente

Em Importar, envie um arquivo CSV. É obrigatória uma coluna Título ou ISBN; número, autor, nível, local e quantidade são opcionais. Códigos de barras já colados nos livros são mantidos como número. Primeiro aparece uma prévia; os dados só são gravados com Aplicar. Exportar fornece todo o acervo no mesmo formato.

5.11 Swyron AI

Onde: Módulos adicionais → Swyron AI, ou o campo de perguntas na visão geral

Swyron AI é um módulo adicional: perguntas sobre o seu acervo em linguagem do dia a dia, respondidas a partir dos seus próprios dados. “Quais empréstimos estão em atraso?”, “Quanto valem hoje nossos notebooks?”, “Em quais equipamentos a garantia termina até o fim do ano?”. Conforme o plano contratado, sua organização dispõe de um número fixo de perguntas por mês.

Fazer perguntas

Escreva a pergunta no campo e pressione Enter; com Shift+Enter começa uma nova linha. Perguntas de acompanhamento seguem na mesma conversa: “e destes, só os da sala de trabalhos manuais?”. Se o Swyron AI oferecer várias respostas para escolher, toque em uma delas. Com Apagar histórico do chat você recomeça do zero. O Swyron AI responde a perguntas sobre o Inventaris. Perguntas sobre outros temas, como redação, pesquisa ou conhecimentos gerais, ele não responde, e elas não contam para a cota. Se uma área não estiver contratada pela sua organização, o Swyron AI informa isso.

Ajuda com um equipamento

Se um equipamento não funciona, informe o número de patrimônio: “NB-0012 não liga”. O Swyron AI passa a conhecer o modelo, os acessórios e os manuais do produto (2.11) e conduz a ajuda passo a passo; sem número, ele pergunta primeiro. Passos numerados podem ser marcados como testados, e isso segue junto com a próxima mensagem. Colaboradores recebem da mesma forma ajuda sobre um software, a partir dos documentos liberados dele (5.6).

Respostas a partir dos documentos da sua organização

Em perguntas sobre uso, procedimentos ou problemas, o Swyron AI consulta primeiro os documentos que sua organização liberou em Documentação → Documentos (5.5), por exemplo “Como ligo o projetor no auditório?”. Na resposta, ele cita o título do documento em que se baseia; se não houver nada adequado, ele diz isso. Tomadores e alunos recebem ajuda apenas de documentos para Todos.

Chamado ou registro de dano a partir da conversa

Se a ajuda não bastou, o Swyron AI sugere um chamado, ou um registro de dano quando algo está estragado, quebrado ou é perigoso. O botão abre o formulário de sempre, preenchido com assunto, descrição, o que já foi tentado e uma prioridade estimada. Confira cada campo e marque Conferi os dados e eles estão corretos. Só então o registro é feito; o Swyron AI não cria nada sozinho.

Respostas no chamado

Quem atende chamados encontra dois botões abaixo do campo de comentário: Revisar com Swyron AI pega o seu rascunho no campo e o reformula com clareza; Sugerir resposta com Swyron AI escreve uma sugestão a partir do chamado, do histórico e dos manuais. O texto vai para o campo; nada é enviado até você conferi-lo e enviá-lo você mesmo. Cada sugestão conta como uma pergunta. Os botões só aparecem com a chave Swyron AI sugere respostas de chamados (2.3), desativada por padrão, porque para isso os textos do chamado são enviados ao Swyron AI.

Quem pode usar o Swyron AI

• Proprietários, administradores, gestores e colaboradores consultam o acervo até onde sua função o vê. Contratos de TI o Swyron AI só mostra para a administração, e apenas os liberados individualmente (5.7).
• Tomadores perguntam sobre os próprios empréstimos, reservas e registros e recebem ajuda com os equipamentos que estão com eles ou que ficam fixos em uma sala. Acervo e valores eles não veem. Chave Swyron AI para tomadores, ativada por padrão.
• Alunos recebem o mesmo de forma simples, sem reservas e sem registros. Chave Swyron AI para alunos, desativada por padrão.
• A conta de quiosque não tem acesso ao Swyron AI.

Quantas perguntas já foram feitas neste mês é visto por proprietários e administradores, pois a cota vale para toda a organização. Quando ela se esgota, o Swyron AI volta a ficar disponível a partir do mês seguinte, ou vocês contratam um plano maior em Configurações → Assinatura.

Parte 6

Para tomadores

Esta parte é para todos que usam equipamentos, sem administrá-los. Ela é completa por si só: você pode imprimi-la separadamente e afixá-la na sala dos professores.

6.1 O que você vê

Como tomador, você vê apenas os seus próprios itens: o que você pegou emprestado, reservou e registrou. O restante do inventário, os valores e as configurações ficam com a administração. Para os alunos (função SuS), vale o mesmo de forma mais enxuta: visão geral, Meus empréstimos, biblioteca e carteirinha.

Seu menu tem os mesmos títulos que o da administração, só com menos itens: em Operação está o que você faz todos os dias, ou seja, ver o que está com você e pegar algo emprestado. Em Processos está o que você comunica e o que aconteceu com isso. Em Módulos adicionais está o que sua organização contratou: Biblioteca, Material didático e Swyron AI.

Sua visão geral

Depois do login, você chega à sua visão geral. No topo ficam os botões para o mais frequente: Pegar equipamento emprestado (se o autoempréstimo estiver ativado), Registrar dano, Abrir chamado e, bem à direita, o seu crachá (6.10). Abaixo, o campo de perguntas do Swyron AI, se sua organização o ativou para você, e depois os números: o que você pegou emprestado, o que está em atraso, quando é a próxima devolução e quantos dos seus registros estão abertos. Em Devolver em breve aparece o que precisa voltar primeiro, ao lado das suas reservas e, com a biblioteca, dos seus lugares na fila de espera. Alunos veem a mesma página sem reservas e registros.

6.2 Meus empréstimos

A página tem dois cartões: em cima Emprestado, tudo com data de devolução; abaixo Atribuído de forma fixa, o que fica com você sem prazo até segunda ordem. Colaboradores e admins encontram a página em “Pessoal” no menu.

No canto superior direito ficam Registrar dano e Abrir chamado. Se algo está estragado ou faltando, é um dano (6.5); se algo não funciona como esperado, é um chamado (6.7). O chamado é o caso mais frequente e por isso aparece destacado em azul.

A informação à direita mostra quanto tempo ainda resta:

Como prorrogar

Quem prorroga o prazo é o balcão. Para isso, escreva uma mensagem curta para o endereço de contato do seu e-mail de lembrete ou abra um chamado (6.7).

6.3 Pegar um equipamento emprestado por conta própria

Onde: Operação → Emprestar equipamento

1. Informe o equipamento

   Escaneie o número de patrimônio ou escolha na lista. Na lista aparecem os equipamentos liberados para autoempréstimo e disponíveis no momento. Todos os outros a administração entrega no balcão.

2. Para quê (opcional)

   Uma palavra-chave ajuda quando alguém procura o equipamento: “Acampamento escolar”, “Auditório”.

3. Clique em Registrar para mim

   O equipamento passa a aparecer em Meus empréstimos, com o prazo informado no topo do formulário.

Por que um equipamento não funciona

Levar material de consumo

Se a Retirada própria também estiver ativada, o menu mostra ainda Retirar material: uma lista do que há em estoque, com um campo de quantidade por linha. A retirada é sempre registrada no seu nome. No fim da página ficam suas últimas retiradas; ali você vê se um lançamento foi registrado. Somente a administração pode dar entrada.

6.4 Reservar um equipamento

Onde: Minhas reservas → Reservar equipamento

Colaboradores e admins veem em “Reservas” as de toda a organização; as próprias ficam em Pessoal → Minhas reservas.

Se você precisa do projetor na quinta-feira, reserve-o. Assim, ninguém mais pode reservá-lo para esse dia, e a administração vê na quinta de manhã que ele precisa estar separado.

1. Escolher

   No catálogo estão todos os equipamentos que você mesmo pode reservar, com foto, descrição e local de armazenamento. Se a lista for longa, a busca e o filtro ajudam. Toque em tudo o que você precisa.

2. Continuar

   A barra embaixo conta o que foi escolhido. “Continuar” leva aos dias, que valem para todos os equipamentos escolhidos.

3. De quando até quando

   Para um dia: preencha só o primeiro campo. Quantos dias seguidos são possíveis é definido pela sua organização, geralmente sete. Se você já sabe a que horas vai retirar, informe o horário de retirada, e tudo estará pronto.

4. Finalidade opcional

   “Semana de física”, “Reunião de pais”. Ajuda o balcão a separar os itens.

5. Enviar

Se você já sabe o número de patrimônio, Reservar pelo número de patrimônio leva direto ao formulário curto.

6.5 Registrar um dano

Onde: Registros de dano → Registrar um dano

Algo quebrou, está faltando ou se comporta de forma estranha. Registre logo: um registro leva trinta segundos, e a administração pode cuidar disso antes que o equipamento seja usado de novo.

O que um bom registro deve conter

• Qual equipamento: de preferência pelo número de patrimônio na etiqueta.
• O que exatamente acontece: "a imagem pisca depois de uns dez minutos" em vez de "não funciona".
• Desde quando, e se já aconteceu antes.
• Uma foto. Em danos visíveis, ela evita perguntas.

6.6 Fazer uma solicitação

Onde: Solicitações → Fazer solicitação

Para pedidos de compra: algo novo, algo adicional, a substituição de algo antigo.

Você acompanha o andamento na sua lista: de Enviada, passando por Aprovada e Pedido feito, até Entregue. Se a solicitação for recusada, o motivo aparece junto.

6.7 Abrir um chamado

Onde: Chamados → Abrir chamado

Tudo o que não é nem um dano nem uma solicitação: "Por favor, realinhar o projetor na B12", "O Wi-Fi da sala de música cai", "Por favor, prorrogar o empréstimo até sexta-feira".

6.8 Seu arquivo

O que foi concluído vem para cá após sete dias. Assim, suas listas ativas ficam curtas e claras. Aqui tudo fica guardado com data.

6.9 Pegar livros emprestados e entrar na fila de espera

Se a sua escola contratou a biblioteca, você a encontra no menu. Busque por título, autora ou palavra-chave, abra o livro e clique em Pegar emprestado: o próximo exemplar disponível é registrado para você e aparece em Meus empréstimos. O prazo aparece no botão. A devolução é feita no balcão.

Se não houver exemplar disponível, clique em Entrar na fila. Assim que um voltar, você recebe um e-mail, e ele fica separado para você por sete dias. Você pode sair da fila de espera a qualquer momento na página do título.

6.10 Seu crachá

Sua matrícula também existe como crachá na aplicação, no celular e na carteira digital. No balcão, ele é escaneado da tela como o cartão de plástico. QR code e código de barras contêm o número que vale no quiosque: o nº Inventaris Kiosk ou, se sua organização assim escolheu, a matrícula. Toda conta tem um crachá, exceto a conta de quiosque.

• Abrir. Na visão geral, o último botão bem à direita é o seu crachá. Ele abre uma janela com frente e verso; para alternar, deslize ou escolha o lado logo abaixo.
• No celular, o crachá fica bem no topo da visão geral, primeiro só o cabeçalho. Um toque o abre, outro o fecha.
• Na frente ficam foto, nome, cargo, organização e, abaixo, a matrícula; se o nome for longo demais, o prenome fica em cima e o sobrenome embaixo. No verso ficam a matrícula, o nº Inventaris Kiosk, QR code e código de barras. Os códigos contêm o número que vale no quiosque e ficam sempre sobre fundo branco, também no modo escuro, para que qualquer leitor consiga lê-los.
• Apple Wallet e Google Wallet. Se sua organização oferece a carteira digital, aparece no smartphone, abaixo do crachá, um botão: no iPhone Adicionar à Apple Wallet, em um celular Android Adicionar à Google Wallet. No computador e no tablet esses botões não existem. No app do Teams, o botão abre o navegador do celular, porque o Teams não consegue abrir a carteira por conta própria. Sem o botão no celular, você usa o crachá na aplicação; ele vale da mesma forma.

6.11 Ajuda do Swyron AI

Se sua organização contratou o módulo adicional Swyron AI e o ativou para você, ele aparece no menu em Módulos adicionais, e na sua visão geral há um campo de perguntas. Você pergunta em linguagem do dia a dia, por exemplo “O que estou com emprestado agora, e até quando?” ou “O projetor não mostra imagem. O que posso fazer?”.

• Seus empréstimos, reservas e registros. O Swyron AI vê o mesmo que você: o que é seu.
• Ajuda com um equipamento. Informe o número de patrimônio da etiqueta, por exemplo “NB-0012 não liga”; sem número, o Swyron AI pergunta por ele. Há ajuda para equipamentos que você pegou emprestado, que estão atribuídos a você de forma fixa ou que ficam fixos em uma sala. Passos numerados você pode marcar como testados. O mesmo vale para um programa que sua organização registra no Inventaris, quando ele não funciona em um desses equipamentos, por exemplo “O Acrobat não abre no MB-0082”.
• Ajuda a partir dos documentos da sua organização. Se sua organização liberou um manual para todos, por exemplo sobre o projetor do auditório, o Swyron AI ajuda você com base nele e cita o documento. A lista de documentos em si você não vê.
• Se não ajudar, o Swyron AI sugere um chamado, ou um registro de dano quando algo está estragado. Um botão abre o formulário, preenchido a partir da conversa. Confira cada campo e marque Conferi os dados e eles estão corretos. Só então o registro é feito; o Swyron AI não cria nada sozinho.

Para tomadores, o Swyron AI vem ativado por padrão; para alunos, desativado. Quando ativado, os alunos recebem a mesma ajuda, só que sem registros. Nomes, endereços de e-mail e números de telefone o Inventaris pseudonimiza antes do envio. Mais sobre isso em 5.11.

Parte 7

Consultar

As tabelas que a gente procura quando está no meio de alguma tarefa.

7.1 Todos os status de relance

Unidade

Empréstimo

7.2 Scanner, teclado, celular

Quais leitores funcionam

Qualquer leitor manual que se apresente como teclado ("modo HID"). Você não precisa de software nem de driver: o leitor simplesmente digita o número e pressiona Enter. Isso vale tanto para leitores USB quanto para os sem fio ou Bluetooth.

Só com o teclado

No celular

O aplicativo funciona no navegador do celular, sem precisar instalar nada. O menu fica atrás do botão com os três traços no canto superior direito. No cadastro, você pode usar a câmera em vez de um leitor: ao lado de cada campo de leitura há um pequeno ícone de câmera.

No iPhone, adicione o aplicativo em Compartilhar → Adicionar à Tela de Início. Depois disso, ele tem um ícone próprio e abre sem barra de endereço.

No app do Teams no iPhone, iPad e Android, o próprio Teams escaneia: ao lado de cada campo de número aparece o ícone da câmera, também no iPhone. No computador, o Teams não oferece câmera; lá use um leitor manual ou o teclado.

7.3 Perguntas frequentes

Esqueci minha senha.

Na tela de login, clique em Esqueceu a senha?. Você recebe um e-mail com um link válido por uma hora.

Fui desconectado no meio do trabalho.

Após 15 minutos sem uso, a sessão termina sozinha. Basta entrar de novo. No balcão de empréstimo, uma conta de quiosque é indicada para isso (2.8); ela permanece conectada.

Um equipamento não pode ser emprestado.

Há três motivos para isso: ele já está emprestado, está marcado como Com defeito ou está reservado para esse período. A mensagem informa o motivo; a ficha de inventário da unidade mostra os detalhes.

Uma leitura não é reconhecida.

Verifique se o cursor está mesmo no campo de leitura. Depois, se a etiqueta está legível. Se o código estiver danificado, digite o número manualmente. Isso funciona em qualquer campo de leitura.

Cadastramos dois equipamentos com o mesmo número de série.

Um dos dois números está errado. Procure o número nas unidades, compare com as etiquetas e corrija o errado. A gestão de dispositivos aponta expressamente esses números duplicados.

Podemos recuperar nossos dados?

Sim, a qualquer momento e sem precisar pedir. Em cada lista há um botão para exportar como arquivo CSV, que pode ser aberto em qualquer planilha.

7.4 Termos de A a Z