Política de Privacidade

1. Controlador e contato

O controlador, nos termos do art. 5, alínea j, da LPD e do art. 4, nº 7, do RGPD, para os tratamentos descritos na seção 3 é:

Swyron GmbH
Dorfstrasse 16
8374 Oberwangen TG
Schweiz
UID: CHE-317.250.995
E-mail: support ät swyron punkt com

Não nomeamos consultora ou consultor de proteção de dados nos termos do art. 10 da LPD. Não somos obrigados a designar um encarregado de proteção de dados nos termos do art. 37 do RGPD. Envie suas dúvidas sobre proteção de dados para o endereço indicado acima.

2. Âmbito de aplicação e funções

Esta Política de Privacidade vale para o site inventaris.ch, incluindo o manual e as páginas de ajuda, para o aplicativo em inventaris.ch/app, para a aba do Inventaris no Microsoft Teams, para os e-mails enviados pelo aplicativo e para a correspondência com o nosso suporte. Para os serviços de terceiros que uma organização conecta ao Inventaris (por exemplo Microsoft 365, Intune, Jamf, Mosyle ou UniFi), valem as políticas de privacidade do respectivo fornecedor e as regras da organização.

O Inventaris trata dados pessoais em duas funções diferentes. A função determina quem deve informar você sobre o tratamento e a quem você deve dirigir suas solicitações.

2.1 Tratamento sob nossa própria responsabilidade

Somos controladores do tratamento de dados pessoais relacionado ao site, ao cadastro, à relação contratual com nossos clientes, ao faturamento, ao suporte e à segurança da nossa plataforma. Esses tratamentos estão descritos na seção 3.

2.2 Tratamento por conta dos nossos clientes

Pelos conteúdos que uma organização registra no aplicativo ou importa por uma integração – em especial contas de usuário, fichas de colaboradores, inventário, empréstimos, registros, solicitações e logs –, a controladora é a respectiva organização. Tratamos esses dados como operadora nos termos do art. 9 da LPD e do art. 28 do RGPD, exclusivamente com base no Acordo de Tratamento de Dados e segundo as instruções da organização.

A organização informa as pessoas afetadas, por exemplo colaboradores, professores ou alunos, sobre esse tratamento, nos termos dos arts. 19 e seguintes da LPD e dos arts. 13 e 14 do RGPD. A seção 4 descreve quais dados o aplicativo trata nesse contexto e pode servir de base para isso. Nossas próprias obrigações como operadora, em especial quanto à segurança dos dados, à confidencialidade e ao apoio no atendimento a pedidos das pessoas afetadas, permanecem inalteradas.

Se você quiser informações sobre dados que uma organização mantém sobre você no Inventaris, dirija-se a essa organização. Se recebermos um pedido desse tipo, nós o encaminhamos sem demora à organização responsável, na medida em que pudermos identificá-la, e informamos você sobre isso.

3. Tratamento sob nossa própria responsabilidade

A seguir, indicamos para cada tratamento os dados tratados, a finalidade e a base legal. O prazo de conservação consta da seção 8. As bases legais são indicadas segundo o RGPD. Segundo a LPD, quando necessário, nos apoiamos nos motivos justificativos correspondentes do art. 31 da LPD.

3.1 Acesso ao site e ao aplicativo

A cada acesso, o servidor web armazena automaticamente o endereço IP, a data e a hora, o endereço acessado, o código de status, o volume de dados transferido, a página de origem e informações sobre o navegador e o sistema operacional. A finalidade é entregar as páginas, garantir estabilidade e segurança e detectar e impedir ataques. A base legal é o nosso interesse legítimo em uma operação segura e funcional (art. 6, nº 1, alínea f, do RGPD). Os logs não são combinados com outros dados nem usados para criar perfis.

3.2 Cookies

Usamos exclusivamente cookies tecnicamente necessários para o funcionamento do site e do aplicativo ou que guardam uma configuração escolhida expressamente por você. Eles não contêm informações sobre a sua pessoa, mas um identificador aleatório ou um valor fixo, não podem ser lidos por scripts e só são transmitidos por conexões criptografadas.

A base legal é a execução do contrato ou o nosso interesse legítimo em uma operação segura e fácil de usar (art. 6, nº 1, alíneas b e f, do RGPD). Como esses cookies são estritamente necessários ou são definidos a partir da sua própria escolha, não solicitamos consentimento para eles.

Não usamos cookies de análise, de medição de audiência nem de marketing, nem pixels de rastreamento ou plugins de redes sociais. Fontes, imagens e scripts são carregados do nosso próprio servidor. Com exceção da verificação de formulários descrita na seção 3.3, nenhum terceiro é contatado quando você acessa nossas páginas.

3.3 Proteção dos formulários contra abuso

Nos formulários de login, de cadastro, de redefinição de senha e de inscrição em eventos, usamos o Cloudflare Turnstile, um serviço da Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, EUA. O Turnstile verifica se um formulário é enviado por uma pessoa ou de forma automatizada. Para isso, o seu navegador carrega um script da Cloudflare e transmite à Cloudflare o seu endereço IP e informações técnicas sobre o navegador e o dispositivo. O formulário de eventos fica na página inicial e nas páginas de eventos enquanto houver inscrições abertas; nesse caso, o seu navegador carrega o Turnstile já ao acessar essas páginas. Em outras páginas, o Turnstile não é carregado.

A finalidade é proteger as contas de usuário contra ataques automatizados e contra cadastros ou inscrições em eventos abusivos. A base legal é o nosso interesse legítimo nessa proteção (art. 6, nº 1, alínea f, do RGPD). Sobre a transferência para os EUA, veja a seção 7. Mais informações constam da política de privacidade da Cloudflare (cloudflare.com/privacypolicy).

3.4 Cadastro e relação contratual

No cadastro de uma organização, coletamos o nome da organização, o seu nome, o seu endereço de e-mail e uma senha. Ao longo da relação contratual, tratamos também os dados das pessoas de contato dos nossos clientes, a assinatura escolhida e a correspondência referente ao contrato. A finalidade é a celebração e a execução do contrato. A base legal é a execução do contrato (art. 6, nº 1, alínea b, do RGPD). Se você age em nome de uma organização, nos apoiamos no nosso interesse legítimo na execução do contrato com essa organização (art. 6, nº 1, alínea f, do RGPD).

3.5 Faturamento

Para a emissão de faturas, tratamos o endereço de cobrança, a pessoa de contato, os dados da assinatura, as faturas, os pagamentos recebidos e eventuais notificações de cobrança. O pagamento é feito mediante fatura. Não utilizamos prestador de serviços de pagamento. As bases legais são a execução do contrato e o nosso interesse legítimo no cumprimento das obrigações suíças de contabilidade e conservação de documentos (art. 6, nº 1, alíneas b e f, do RGPD; art. 958f do Código das Obrigações suíço).

3.6 Suporte e contato

Quando você entra em contato conosco por e-mail ou de outra forma, tratamos os seus dados de contato, o conteúdo da sua mensagem e as informações necessárias para responder. Se uma solicitação de suporte exigir acesso aos dados da sua organização, esse acesso ocorre no âmbito do Acordo de Tratamento de Dados e se limita ao necessário. A base legal é a execução do contrato ou o nosso interesse legítimo em responder à sua solicitação (art. 6, nº 1, alíneas b e f, do RGPD).

3.7 Segurança da plataforma

Para proteger contra acessos não autorizados, armazenamos: tentativas de login malsucedidas, com endereço de e-mail e endereço IP, para limitar tentativas repetidas (1 dia); para cada sessão iniciada, o endereço IP, a identificação do navegador e o horário de expiração; e um registro de logins com cada login e cada tentativa malsucedida em uma conta existente (horário, resultado, forma de login, endereço IP e identificação do navegador, 90 dias). O registro de logins pode ser visto pela própria pessoa e pelos proprietários e administradores da sua organização. Para poder avisar por e-mail sobre um login a partir de um dispositivo até então desconhecido, definimos um cookie com um identificador aleatório e armazenamos dele apenas um valor de hash; não é criada nenhuma impressão digital do dispositivo. Da mesma forma, informamos por e-mail sobre alterações na senha e no segundo fator. Comparamos novas senhas com o serviço "Pwned Passwords" para recusar senhas já conhecidas de vazamentos de dados: são transmitidos apenas os primeiros cinco caracteres de um valor de hash da senha, a partir dos quais não é possível descobrir nem a senha nem a pessoa. Para chaves de acesso (passkeys), armazenamos apenas a chave pública, uma descrição e os horários de criação e do último uso; a chave privada e os dados de impressão digital ou de reconhecimento facial nunca saem do dispositivo. A finalidade é detectar e impedir ataques e proteger as contas. A base legal é o nosso interesse legítimo na segurança da plataforma (art. 6, nº 1, alínea f, do RGPD).

3.8 Dados que não coletamos diretamente de você

Sob nossa própria responsabilidade, recebemos dados pessoais nos seguintes casos não de você, mas de terceiros:

• dados de contato de pessoas de referência e de destinatárias e destinatários de faturas que um cliente nos informa (nome, cargo, endereço de e-mail, número de telefone, endereço),
• dados de contato que terceiros nos transmitem em uma consulta ou um encaminhamento.

As finalidades e as bases legais seguem as seções 3.4 a 3.6. Os dados que as organizações registram no aplicativo ou importam de seus próprios sistemas são tratados por nós por conta delas (seção 4). Sobre a origem desses dados, informa a respectiva organização.

3.9 Inscrição em eventos

Quando você se inscreve no site para uma apresentação ou um evento, armazenamos nome, endereço de e-mail, escola ou organização, uma observação opcional, bem como a data, a hora e o endereço IP da inscrição. A finalidade é a realização do evento: confirmação, envio do link para a sessão online, avisos sobre alterações e limitação do número de participantes. A base legal é a execução de medidas pré-contratuais a seu pedido (art. 6º, nº 1, alínea b do RGPD). Você pode cancelar a inscrição a qualquer momento pelo link da confirmação. Os dados são excluídos 30 dias após o evento.

4. Tratamento no aplicativo em nome de nossos clientes

A visão geral a seguir mostra quais categorias de dados pessoais o aplicativo trata e de onde eles vêm. Quais dados são efetivamente registrados é definido por cada organização.

Tratamos esses dados exclusivamente para disponibilizar, operar, fazer backup e manter o aplicativo, bem como para prestar suporte. Não os utilizamos para fins próprios, em especial não para publicidade, criação de perfis ou treinamento de sistemas de inteligência artificial, e não os repassamos a terceiros, exceto nos casos mencionados na seção 6.

4.1 Imagens

As imagens enviadas são reduzidas e salvas novamente. Nesse processo, metadados incorporados, como local da foto, horário da foto e modelo da câmera, são removidos.

4.2 Registro de alterações

O registro de alterações serve para garantir a rastreabilidade e a auditabilidade da gestão do inventário. Ele não se destina ao controle de desempenho ou de comportamento de colaboradores. Quem pode consultá-lo é definido pela organização por meio das funções.

4.3 Integração de sistemas próprios da organização

As integrações a seguir são opcionais e configuradas por uma pessoa autorizada da organização. O Inventaris lê dados dos sistemas integrados; de volta, ele grava apenas as notificações no Microsoft Teams descritas abaixo. As sincronizações ocorrem uma vez por dia, durante a noite, e, quando necessário, ao serem acionadas por uma pessoa autorizada.

• Microsoft 365 (Entra ID, Microsoft Graph): login com a conta Microsoft e importação dos membros de grupos de segurança definidos, com identificador do objeto, nome, endereço de e-mail, cargo, departamento, local, telefone, matrícula e, se houver, foto de perfil. No login pela Microsoft, não recebemos nenhuma senha.
• Microsoft Teams: na guia do Inventaris, as pessoas trabalham com o Inventaris como no aplicativo web, com as mesmas permissões. O login é feito com um token emitido pela Microsoft, cuja autenticidade verificamos. Lembretes e lembretes de atraso de empréstimos, bem como avisos sobre chamados e registros de dano, também podem aparecer como notificação no feed de atividades do Teams; para isso, transmitimos à Microsoft o identificador da pessoa, os números de patrimônio, a data e, no caso de chamados, o assunto. A organização pode desativar essas notificações nas configurações.
• Gestão de dispositivos (Microsoft Intune, Jamf Pro, Jamf School, Mosyle): importação do parque de dispositivos com número de série, modelo, sistema operacional, nome do dispositivo, status e, dependendo do fornecedor, a pessoa atribuída. A conta configurada para isso precisa apenas de permissão de leitura.
• UniFi (Ubiquiti): importação de equipamentos de rede, portas e ocupação das portas, incluindo endereços MAC e nomes dos dispositivos finais conectados. Dependendo da configuração, a conexão é feita diretamente com o controlador da organização ou pela interface em nuvem da Ubiquiti (api.ui.com). No segundo caso, os dados são transmitidos por servidores da Ubiquiti.

Pelo tratamento nos próprios sistemas integrados são responsáveis a organização e o respectivo fornecedor. Aplicam-se as disposições contratuais e de proteção de dados deles. Armazenamos de forma criptografada as credenciais de acesso a esses sistemas.

4.4 Dados de crianças e adolescentes

Quando uma escola utiliza o Inventaris, são tratados dados pessoais de menores de idade. Cada empréstimo é lançado em uma ficha do colaborador. Sem ficha, não é possível fazer um empréstimo. Por isso, para cada aluna e cada aluno que pega um equipamento emprestado, há uma ficha armazenada no Inventaris: no mínimo com nome e sobrenome, em geral complementada com turma, matrícula e o endereço de e-mail para o qual vão os lembretes de devolução. A isso se somam os empréstimos com equipamentos e prazos. Se a escola usa a integração com o Microsoft 365, as fichas são criadas a partir do diretório dela e ficam vinculadas à conta Microsoft 365 da aluna ou do aluno. São importados os dados mencionados na seção 4.3. Sem essa integração, a própria escola registra as fichas. Uma conta de usuário com login só é necessária se os alunos forem usar o Inventaris por conta própria, por exemplo para consultar seus empréstimos. A responsável por esses dados é a escola. Nós os tratamos exclusivamente em nome dela e não direcionamos nossa oferta a crianças.

4.5 Biblioteca e material didático

Se uma escola contratar os módulos adicionais Biblioteca ou Material didático, tratamos adicionalmente, em nome dela, os dados sobre quais livros e materiais didáticos uma pessoa pegou emprestado, devolveu ou para quais entrou na fila de espera. Os livros que alguém lê dizem muito sobre essa pessoa. Por isso, esses dados são visíveis apenas para a própria pessoa e para quem administra a biblioteca na escola; alunas e alunos veem exclusivamente seus próprios empréstimos e filas de espera. Alunas e alunos recebem uma conta de usuário com a função “Alunos” somente se a escola assim previr, seja pelo grupo “SiGR-Inventaris-SuS” no seu diretório do Microsoft 365, seja manualmente. Com essa conta, podem buscar no catálogo da biblioteca, pegar livros emprestados por conta própria e entrar na fila de espera, nada além disso. Quando um livro com fila de espera é devolvido, uma mensagem é enviada ao endereço de e-mail cadastrado. Para o histórico vale o mesmo prazo de conservação de todos os empréstimos (seção 8): ao término desse prazo, o nome é removido dos empréstimos e das filas de espera.

Quando um título é cadastrado pelo ISBN, consultamos o ISBN no ISBNdb (ISBNdb.com, EUA), na Biblioteca Nacional Alemã (Alemanha) ou na Open Library (Internet Archive, EUA). É transmitido exclusivamente o ISBN, sem dados pessoais e sem qualquer indicação de qual escola faz a consulta. A imagem da capa é baixada uma única vez e armazenada por nós na Suíça; ao exibir o catálogo, nenhum serviço de terceiros é acionado.

Swyron AI (módulo adicional)

Se uma organização contrata o módulo adicional Swyron AI, as pessoas autorizadas podem fazer perguntas sobre o acervo em linguagem do dia a dia. Para a resposta, usamos um modelo de linguagem da Anthropic, PBC (EUA) como suboperador. Se a organização também ativar as sugestões de resposta para chamados, são enviados para isso o assunto, a descrição e os comentários do respectivo chamado e, na revisão, também o rascunho no campo de comentário; nomes de pessoas, endereços de e-mail e números de telefone identificados são substituídos antes por marcadores. Em perguntas sobre software que a organização registra no Inventaris, são enviados nome, fabricante, versão, plataformas, tipo de licença e vigência, além dos documentos que a organização liberou para isso e, somente se ela permitir no campo específico, a conta (nome de usuário ou endereço de e-mail) e as notas; nomes de pessoas, endereços de e-mail e números de telefone identificados em documentos e notas são substituídos antes por marcadores. Chaves de licença e senhas nunca são transmitidas. Em perguntas da administração sobre contratos de TI, são enviados somente os contratos que a organização libera individualmente: título, parte contratada, categoria, serviço, custos, vigência e prazos; notas somente com liberação própria, pessoas de contato nunca. Os documentos que a organização envia em Documentação → Documentos (por exemplo, instruções ou procedimentos) são lidos pelo Swyron AI enquanto a liberação estiver ativada no documento específico (ativada por padrão, desativável por documento): nesse caso, o título e os trechos pertinentes do texto são enviados na conversa; nomes de pessoas, endereços de e-mail e números de telefone identificados são substituídos antes por marcadores. Recomendamos não liberar documentos com dados pessoais confidenciais, como fichas de pessoal. Sem o módulo contratado ou liberado para o período de teste, nada é transmitido.

São transmitidos a pergunta e os dados do acervo necessários para ela: números de patrimônio, produtos, categorias, salas, estados, datas e prazos. As pessoas aparecem neles somente como um marcador aleatório (por exemplo, "P-4821"), atribuído de novo a cada conversa. Os nomes que constam da pergunta e estão registrados no cadastro de pessoal da organização são substituídos pelo Inventaris por esse marcador antes do envio.

Antes de uma pergunta ser respondida, um modelo de linguagem menor do mesmo fornecedor (Swyron Guard) verifica se ela se refere ao Inventaris. Para isso, são enviados a pergunta pseudonimizada, a pergunta e a resposta anteriores da mesma conversa, além dos nomes dos softwares cadastrados e dos títulos dos documentos liberados, para que perguntas sobre eles também sejam reconhecidas; nenhum outro dado do acervo é enviado. Perguntas que não se referem ao Inventaris são recusadas e não chegam ao modelo de linguagem que elabora a resposta.

Não são transmitidos matrículas nem nomes, endereços de e-mail e números de telefone, na medida em que sejam identificados; eles são substituídos por marcadores. Textos livres do acervo, como descrições, notas e assuntos, só são enviados resumidos e com os mesmos marcadores, quando uma pergunta precisa deles. Além disso, são enviados os conteúdos mencionados acima que a própria organização ativa ou libera: sugestões de resposta para chamados, dados sobre software, documentos e contratos de TI. A associação dos marcadores às pessoas fica na sessão, no nosso servidor na Suíça; o Inventaris só insere os nomes na resposta ali. Não armazenamos perguntas e respostas além da sessão. São registrados o número de perguntas por mês para o faturamento, no registro dos dados transmitidos quais áreas e campos uma consulta abrangeu e, por conta e por hora, quantas perguntas foram feitas e quantas foram recusadas na verificação prévia; tudo isso sem o texto das perguntas. A contagem por conta serve aos limites por pessoa definidos pela organização e à detecção de abusos. Conforme seus termos para clientes empresariais, a Anthropic não usa os conteúdos transmitidos para treinar seus modelos.

A pseudonimização identifica os nomes registrados na organização, prenomes comuns na Suíça (lista do Departamento Federal de Estatística), nomes após uma forma de tratamento ou em uma saudação, um sobrenome após um prenome, endereços de e-mail, números de telefone e o nome da organização. Tudo isso é substituído por marcadores e não é transmitido. Recomendamos incluir nas perguntas somente os dados necessários para a resposta.

Abaixo de cada resposta consta que ela foi gerada pelo Swyron AI e deve ser verificada antes do uso. Além da sessão, só armazenamos uma pergunta com resposta se alguém denunciar a resposta, por exemplo por estar errada ou inadequada: nesse caso, registramos a pergunta e a resposta na versão com marcadores, junto com o motivo escolhido, a organização e a conta que fez a denúncia, para que possamos analisá-la. Nomes, endereços de e-mail e números de telefone não estão incluídos. Excluímos as denúncias tratadas após doze meses e, junto com a organização, todas elas.

Se uma conta for recusada com frequência fora do comum em um dia, ou se uma organização fizer em um dia várias vezes o número habitual de perguntas, registramos isso com organização, conta, dia e quantidade, e recebemos uma notificação por e-mail que inclui o endereço de e-mail da conta em questão. Assim podemos verificar se o Swyron AI está sendo usado para outros fins. O texto das perguntas não é incluído.

Swyron AI para imagens de produtos

Para que equipamentos sem EAN e sem código do fabricante também recebam uma imagem de produto, pedimos ao Swyron AI que sugira o modelo de fabricante correspondente, para organizações que contrataram o módulo adicional Swyron AI. Isso é por nossa conta e não conta no limite da organização. São transmitidos apenas o nome do produto, a marca e a categoria, sem a organização; nomes de pessoas e dados de contato contidos neles são substituídos por marcadores. Conferimos a sugestão com o catálogo de produtos e a confirmamos manualmente antes de atribuir uma imagem. Os dados da organização sobre o produto não são alterados.

5. Obrigação de fornecer dados

Você não tem obrigação legal nem contratual de nos fornecer dados pessoais. No entanto, sem os dados necessários para cadastro, contrato e faturamento, não podemos celebrar nem executar um contrato e, sem os dados tecnicamente necessários, como o endereço IP e os cookies de sessão, não é possível usar o site e o aplicativo. Se os colaboradores são obrigados a fornecer dados à sua organização é definido pelas regras dela.

6. Destinatários

Dentro da nossa empresa, só têm acesso a dados pessoais as pessoas que precisam dele para operação, suporte ou faturamento. Além disso, as seguintes categorias de destinatários recebem dados pessoais:

O provedor de hospedagem e o provedor de e-mail tratam os dados como nossos operadores, conforme nossas instruções, e estão contratualmente obrigados à confidencialidade e à segurança dos dados.

Só comunicamos dados pessoais a outras entidades na medida em que formos legalmente obrigados, por exemplo com base em uma ordem legítima de uma autoridade ou de um tribunal, ou na medida em que isso seja necessário para fazer valer, exercer ou defender direitos em juízo. Se uma ordem de autoridade disser respeito a dados de um cliente, nós o informamos, na medida em que isso for legalmente permitido.

Não vendemos dados pessoais e não os repassamos a terceiros para fins publicitários.

7. Comunicação para o exterior

Os dados do site e do aplicativo são armazenados na Suíça. Para a Suíça existe uma decisão de adequação da Comissão Europeia. Para pessoas na UE, a transferência para a Suíça é, portanto, permitida (art. 45 do RGPD).

Nos casos a seguir, dados pessoais são transferidos para o exterior:

• Cloudflare Turnstile (seção 3.3): a Cloudflare, Inc. é certificada no EU-U.S. Data Privacy Framework e em sua extensão suíça (Swiss-U.S. Data Privacy Framework). Para empresas certificadas, a Suíça (anexo 1 da OPD) e a UE (art. 45 do RGPD) reconhecem um nível adequado de proteção de dados. Complementarmente, aplicam-se as cláusulas contratuais padrão da Comissão Europeia.
• Integrações da organização (seção 4.3): Microsoft, Jamf, Mosyle e Ubiquiti podem tratar dados também fora da Suíça e da UE. Prevalecem os contratos da organização com esses fornecedores.
• Verificação de senha (seção 3.7): ao serviço “Pwned Passwords” é enviado apenas um fragmento de um valor hash, a partir do qual não é possível identificar nem a senha nem a pessoa. Nesse processo, nenhum dado pessoal é transferido para o exterior.
• Anthropic (EUA), somente para o módulo adicional Swyron AI: perguntas e dados do acervo pseudonimizados, incluindo textos livres resumidos, com marcadores no lugar de nomes, endereços de e-mail e números de telefone identificados, com as sugestões de resposta ativadas também textos de chamados com marcadores no lugar de nomes, para software os documentos, notas e contas liberados pela organização, para contratos de TI os contratos liberados individualmente sem pessoas de contato, da documentação os documentos liberados com marcadores no lugar de nomes identificados, com base nas cláusulas contratuais padrão do acordo de tratamento de dados do fornecedor.

Você pode obter uma cópia das respectivas garantias mediante solicitação ao endereço indicado na seção 1.

8. Prazo de conservação

Dados excluídos são removidos imediatamente do aplicativo, mas permanecem nas cópias de backup até que o respectivo backup expire, no máximo doze meses. Utilizamos os backups exclusivamente para restauração após uma falha.

Uma conta de usuário que não é mais necessária é primeiro bloqueada, pois a ela estão vinculados processos como empréstimos ou registros. Após o fim do prazo de conservação, a ficha do colaborador e a conta são excluídas e o nome é substituído nos processos. Se uma pessoa titular dos dados solicitar a exclusão antes, a organização, como controladora, decide a respeito. Nós executamos a instrução dela.

9. Segurança dos dados

O Inventaris é desenvolvido segundo os princípios de Privacy by Design e Privacy by Default (art. 7 da LPD, art. 25 do RGPD). Adotamos medidas técnicas e organizacionais adequadas conforme o art. 8 da LPD e o art. 32 do RGPD, em especial:

• transmissão exclusivamente por conexões criptografadas (HTTPS),
• requisitos mínimos para novas senhas e verificação contra vazamentos de dados conhecidos, armazenamento apenas como valor de hash irreversível,
• armazenamento criptografado das credenciais de acesso aos sistemas integrados, com a chave mantida fora do banco de dados,
• login com segundo fator, obrigatório para proprietários e administradores no login local e, a pedido da organização, para todas as contas; além disso, chaves de acesso (passkeys) para todas as contas com senha,
• notificação por e-mail em caso de login a partir de um novo dispositivo e de alterações na senha ou no segundo fator, além de uma visão geral dos dispositivos conectados, que podem ser desconectados individualmente,
• separação dos dados de diferentes organizações em cada consulta ao banco de dados,
• acesso de nossos colaboradores a dados de clientes apenas na medida necessária para operação, correção de erros e suporte — cada acesso à área do operador é registrado e conservado por doze meses,
• backup diário do banco de dados e dos anexos com verificação de integridade, criptografado (AES-256) e armazenado fora da área acessível publicamente — a chave para descriptografar não fica no servidor,
• exclusão automática de ex-integrantes após um prazo configurável pela organização, por padrão doze meses (seção 8).

Mais informações estão disponíveis em Segurança e operação.

10. Seus direitos

Nos termos da legislação aplicável (art. 25 e seguintes e art. 32 da LPD, art. 15 a 21 do RGPD), você tem os seguintes direitos:

• Acesso à informação sobre se e quais dados pessoais seus tratamos,
• Retificação de dados incorretos ou incompletos,
• Exclusão dos seus dados, desde que não haja obrigação de conservação nem interesse preponderante em contrário,
• Limitação do tratamento,
• Entrega e portabilidade dos dados que você nos forneceu, em um formato eletrônico usual,
• Revogação de um consentimento com efeito para o futuro, na medida em que um tratamento se baseie no seu consentimento.

Envie sua solicitação ao endereço indicado na seção 1. Para evitar abusos, podemos exigir uma comprovação de identidade adequada. Respondemos às solicitações gratuitamente e, em regra, em até 30 dias. Se excepcionalmente isso não for possível, informaremos você dentro desse prazo até quando receberá uma resposta.

Se sua solicitação disser respeito a dados que uma organização mantém no aplicativo, entre em contato com essa organização (seção 2.2). Nós a apoiamos na resposta.

Você também tem o direito de apresentar uma reclamação a uma autoridade de controle de proteção de dados: na Suíça, ao Comissário Federal de Proteção de Dados e Transparência (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch; na UE, em especial à autoridade de controle do seu local de residência, do seu local de trabalho ou do local da suposta infração.

11. Decisões individuais automatizadas e criação de perfis

Não tomamos decisões individuais exclusivamente automatizadas no sentido do art. 21 da LPD e do art. 22 do RGPD e não realizamos criação de perfis (profiling). O aplicativo calcula prazos, estoques e valores atuais. Decisões sobre pessoas, por exemplo sobre solicitações, são tomadas por seres humanos. Utilizamos um sistema de inteligência artificial apenas no módulo adicional Swyron AI, e somente se uma organização o tiver contratado (seção 4, "Swyron AI"). Ele responde a perguntas sobre o inventário e não toma decisões sobre pessoas.

12. Violações da segurança dos dados

Se uma violação da segurança dos dados afetar dados pelos quais somos controladores, nós a comunicamos ao EDÖB o mais rápido possível, caso ela possa resultar em alto risco para as pessoas afetadas (art. 24 da LPD). Na medida em que o RGPD for aplicável, nós a comunicamos à autoridade de controle competente, se possível em até 72 horas, a menos que ela provavelmente não resulte em risco para as pessoas afetadas (art. 33 do RGPD). Em caso de provável alto risco, notificamos também as pessoas afetadas (art. 34 do RGPD).

Se uma violação afetar dados que tratamos em nome de terceiros, informamos sem demora a organização afetada (art. 24, nº 3, da LPD, art. 33, nº 2, do RGPD) e a apoiamos no cumprimento de suas obrigações de comunicação e notificação.

Recebemos com prazer avisos sobre falhas de segurança. Os dados de contato estão em Segurança e operação.

13. Acordo de Tratamento de Dados

Para utilizar o Inventaris, a organização celebra conosco um Acordo de Tratamento de Dados (ATD) conforme o art. 9 da LPD e o art. 28 do RGPD. Ele regula em especial o objeto e a duração do tratamento, as instruções, a confidencialidade, as medidas técnicas e organizacionais, os suboperadores, o apoio em solicitações de titulares dos dados, bem como a devolução e a exclusão dos dados ao fim do contrato.

O acordo, com seus anexos, está disponível em inventaris.ch/avv. Mediante solicitação, disponibilizamos um exemplar assinado. Anunciamos previamente a contratação de novos suboperadores. A organização pode se opor a ela.

14. Alterações desta Política de Privacidade

Ajustamos esta Política de Privacidade quando nossos tratamentos ou a situação jurídica mudam. Prevalece a versão publicada nesta página em cada momento. Sobre alterações relevantes, como novas finalidades ou novos suboperadores, informamos nossos clientes também por e-mail.