Guia
Atribuir e cadastrar números de patrimônio: guia com exemplos
Um bom número de patrimônio é curto, único e fica bem legível no equipamento. Aqui você vê como montar um esquema que ainda funcione daqui a cinco anos e como cadastrar, imprimir e escanear os números.
O que é um número de patrimônio
O número de patrimônio é o número próprio de vocês para um equipamento. Ele aparece na etiqueta, em cada empréstimo e em cada lista. Quem lê “NB-0042” no balcão sabe na hora de qual notebook se trata.
Já o número de série é atribuído pelo fabricante. Ele é longo, difícil de ler e muda de formato a cada fabricante. Mesmo assim, é importante: para garantia, seguro e gestão de dispositivos. No Inventaris, cada equipamento tem os dois campos, e ao escanear os dois são reconhecidos.
Um esquema que dura
Uma estrutura simples já provou seu valor: três letras para o tipo, um hífen, quatro dígitos. Por exemplo:
- NB-0001
- Notebook
- TAB-0001
- Tablet
- BEA-0001
- Projetor
- KAM-0001
- Câmera
- MIC-0001
- Microfone
- DOK-0001
- Câmera de documentos
Quatro regras mantêm o esquema organizado por anos:
- Sempre com quatro dígitos, ou seja, TAB-0001 em vez de TAB-1. Assim, TAB-0010 aparece corretamente depois de TAB-0009 em qualquer lista.
- Só o que não muda. Sala, turma ou pessoa não entram no número. O equipamento muda de lugar, o número fica.
- Cada número só uma vez. Um equipamento desativado também mantém seu número; um novo recebe o próximo.
- Reaproveite os números existentes. Se vocês já têm um esquema e etiquetas nos equipamentos, basta mantê-lo. Um número novo só compensa onde ainda não há nenhum.
Cadastrar números de patrimônio no Inventaris
Um equipamento de cada vez
- Abra Inventário → Unidades e clique em Cadastrar unidade.
- Escolha o produto e informe o número de patrimônio e, se quiser, também o número de série.
- Salve. Se o número já estiver em uso na sua organização, o Inventaris avisa na hora, e assim não surge nenhuma duplicata.
Muitos equipamentos a partir de uma lista existente
Se o inventário de vocês hoje está no Excel, não é preciso digitar nada de novo.
- Em Administração → Importar dados, baixe o modelo ou use sua própria lista. São necessárias duas colunas: Número de patrimônio e Produto. Número de série, sala, preço e outros dados vêm junto, se estiverem na lista.
- Salve a lista no Excel como CSV e envie o arquivo. O Inventaris mostra uma prévia, linha por linha.
- Se estiver tudo certo, clique em Importar.
O número de patrimônio é a referência: se um número já existe no acervo, o equipamento é complementado em vez de cadastrado em duplicidade. Assim, você pode importar uma lista uma segunda vez quando houver novos dados.
Imprimir etiquetas
Em cada etiqueta, o Inventaris imprime um QR code com o número de patrimônio, o número em letras grandes e o nome do produto. Há duas folhas à escolha: 24 etiquetas de 70 × 37 mm (Avery Zweckform 3474) ou 27 etiquetas prateadas de identificação de 63,5 × 29,6 mm (Avery L6011-20).
- Em Inventário → Unidades, clique em Seleção múltipla e marque os equipamentos. A caixa bem no topo seleciona todos da página.
- Clique em Imprimir etiquetas. A folha abre em uma nova janela, junto com a janela de impressão.
- Na janela de impressão, defina a margem como nenhuma e a escala como 100 %. Assim, cada etiqueta fica exatamente no lugar certo da folha.
Para um único equipamento é ainda mais rápido: na ficha dele, Imprimir etiqueta. Cole a etiqueta em um ponto de fácil acesso e pouco manuseado – no notebook, embaixo; no projetor, na lateral.
Escanear no dia a dia
No balcão, na devolução, na conferência de inventário e no quiosque, basta escanear. O Inventaris reconhece sozinho se chegou um número de patrimônio, um número de série ou um código de conjunto.
Funciona com qualquer leitor manual que digite como um teclado. No computador e em celulares Android, a câmera também escaneia no navegador; no iPhone e no iPad, no app Teams.
No manual: cadastrar unidades e imprimir etiquetas Tudo sobre o inventário no Inventaris
Perguntas frequentes
Todo equipamento precisa de um número de patrimônio?
No Inventaris, sim: cada unidade tem seu próprio número, que aparece uma única vez na sua organização. Materiais de consumo, como pilhas ou cabos, recebem o número automaticamente, em sequência a partir de VM-0001.
Posso alterar um número de patrimônio depois?
Sim. Na ficha da unidade, em “Editar”. Empréstimos e histórico continuam vinculados ao equipamento. Depois, imprima uma nova etiqueta para que o adesivo e o registro voltem a coincidir.
Já temos números nos equipamentos. Precisamos renumerar?
Não. Importem a lista existente; os números são mantidos exatamente como estão. Os equipamentos novos seguem a numeração no mesmo esquema.
Quantos dígitos fazem sentido?
Quatro dígitos bastam para 9999 equipamentos por tipo e deixam o número curto o suficiente para ditá-lo ao telefone. O mais importante é que todos os números tenham o mesmo tamanho.
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Na segunda-feira, saber onde está o projetor.
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